Курсовая работа: Электронный документооборот на предприятии
2. Руководитель, получив документ, поданный регистратором, составляет резолюцию, в которой определено, в частности, кому документ должен быть разослан, надо ли ставить документ на контроль, какие и кому даются поручения по документу, определяет срок исполнения документа. Руководитель дает в устной или письменной форме указания по составлению поручений по документу, назначает контролера, ответственного за контроль исполнения поручений, и возвращает документ регистратору.
3. Регистратор завершает заполнение полей документа и создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от руководителя. Или подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Регистратор обладает достаточными полномочиями, чтобы создавать и менять поручения или согласования по исполнению документа в случае, если руководитель дал лишь общие рекомендации. Регистратор может назначить контролера и срок исполнения документа.
4. Контролер может изменить срок исполнения документа и контролера по документу. Он может вводить тексты заданий ответственным исполнителям и устанавливает сроки исполнения поручений или согласований по документу.
5. Ответственные исполнители, получив уведомления о поручениях или согласованиях, выполняют их или создают подпоручения (поручения по поручениям) по документу и назначают исполнителей этих поручений.
6. Исполнители получают поручения по документу, просматривают их тексты и выполняют связанные с ними поручения (возможно, для этого им потребуется забирать документ на редактирование).
7. При выполнении согласования по документу исполнитель принимает решение: одобрить или отклонить документ.
8. Выполнив поручения, исполнители пишут отчеты.
9. Отчеты о выполнении поручений попадают к контролеру. Он может принимать отчеты и снимать поручения с контроля либо признавать отчеты неудовлетворительными и возвращать поручения исполнителям на доработку. Ответственный исполнитель по поручению выступает в роли контролера для подпоручений, созданных им самим.
10. По выполнении всех поручений или согласований контролер снимает документ с контроля. При этом он пишет при необходимости комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным.
Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока внутренних документов.
Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке внутренних документов. После регистрации внутреннего документа с ним могут выполняться те же операции, что и с входящими документами после их регистрации.
Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока исходящих документов.
Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке исходящих документов.
При регистрации исходящего документа указывается организация-корреспондент, в которую этот документ будет отправлен. После согласования и окончания работы над документом он направляется секретарю для визирования директором и отправки. Секретарь проверяет подписи документа, визирует их подлинность, формирует бумажную версию документа и получает подпись директора. Последней операцией, выполняемой при обработке исходящего документа, является его отправка организации-корреспонденту секретарем и присвоение ему собственного исходящего номера, отдельного от внутреннего регистрационного номера документа.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:
1. Постановка документа на контроль. Назначение контролера по документу и контрольных сроков исполнения документа.
2. Задание маршрута обработки документа (маршрута документа): контролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согласований по обработке документа.
3. Движение документа по маршруту:
- исполнение поручений или согласований;
- создание отчетов об исполнении поручений;
- снятие поручений или цепочки поручений с контроля (выполняется контролером);
- отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняется контролером или регистратором).
4. Снятие с контроля всего документа.
Ход исполнения документа отражается в его контрольной карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования. Вкладка Ход исполнения содержит полную историю операций по исполнению поручения или согласования.
Исполнителям поручений (согласований) и контролерам исполнения документа системой автоматически рассылаются уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а также напоминания о сроках исполнения поручений (согласований).
Контролер следит за ходом исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ по документу. Контролер может выполнять следующие операции:
- создавать новые поручения или согласования;
- прерывать исполнение поручений или согласований;