Курсовая работа: Электронный документооборот на предприятии

- возвращать поручения исполнителю на доработку;

- изменять сроки поручений или согласований, уточнять или изменять содержание поручений, а также вносить изменения в списки исполнителей по поручениям.

Под поручением понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с обработкой документа. Поручение включает в себя:

- имя исполнителя поручения;

- текст задания;

- контрольную дату исполнения;

- фактическую дату выполнения поручения;

- право редактирования документа.

- Исполнителями поручения могут быть несколько сотрудников. При этом один из них обязательно является ответственным исполнителем – на него возложена основная ответственность за исполнение поручения. Остальные сотрудники называются соисполнителями. Ответственные исполнители могут создавать подпоручения по доверенному им поручению и назначать в качестве исполнителей других сотрудников организации.

Если в качестве исполнителя указан один сотрудник, то он считается ответственным исполнителем по поручению.

Если сотрудник не является контролером, он может редактировать только поручения, созданные им самим.

Под согласованием понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с принятием решения по документу: одобрить его или отклонить. Согласование включает в себя:

- имя исполнителя;

- текст задания;

- контрольную дату исполнения;

- фактическую дату выполнения;

- право изменения документа.

Предусмотрены следующие типы поручений и согласований:

- поручение или согласование верхнего уровня; Поручения или согласования могут быть связаны последовательностью исполнения – маршрутом прохождения документа. В такой цепочке поручение или согласование автоматически вступает в силу после снятия с контроля предшествующего поручения или согласования;

- подпоручение (поручение по поручению) или дочернее согласование – поручение или согласование, создаваемое ответственным исполнителем в ходе выполнения другого поручения или согласования.

Поручения и согласования отображаются в контрольной карточке документа.

Пользователь, который создал поручение или контролирует его исполнение, может изменять в нем текст, сроки исполнения и список исполнителей.

2.3 Обеспечивающие подсистемы

СЭД поддерживается следующими подсистемами:

1. локальная сеть предприятия, сервер

2. нормативная база предприятия

3. криптографическая подсистема

ЛВС предприятия обеспечивает возможность функционирования СЭД: для серверной и клиентской части. Представляет собой поддерживающую систему более низкого уровня.

Нормативная база обеспечивает юридическую значимость электронных документов и является системой вышестоящего уровня.

Криптографические средства обеспечивают реализацию средств электронно-цифровой подписи и представляют собой систему того же уровня.