Курсовая работа: Організація проведення ділової програми виставок

- Технічне забезпечення заходу;

- Спілкування із журналістами;

- Зворотній зв'язок.[1.C.143]

Прес-конференції є важливим джерелом інформації про виставку та її заходи для ЗМІ. Як свідчить досвід проведення масштабних виставкових проектів, оптимальна кількість прес-конференцій-2. Перша проводиться за тиждень до офіційного відкриття виставки. Дуже важливо запросити для участі у прес-конференції офіційних осіб (представників ділових, громадських, урядових кіл) з метою інформування з актуальних питань. Друга прес-конференція проводиться безпосередньо в день відкриття (перед церемонією офіційного відкриття). Як правило, в ній беруть участь запрошені на церемонію відкриття.

До офіційних заходів виставки належать:

· Прес-конференції організаторів;

· Прес-конференції компаній-експонентів;

· Церемонія офіційного відкриття/ закриття виставки;

· Протокольні заходи.

Можливі варіанти виставкових прес-конференцій:

· Традиційна прес-конференція;

· Прес-конференція з фуршетом;

· Брифінг;

· Прес-тур;

· Прес-ланч.

Прес-конференція - це зустріч журналістів із представникамиустанов, компаній, організацій або окремими персонами з метою інформування громадськості по актуальних питанняхпевної тематики, що передбачає сесію питань- відповідей. Прес-конференцію проводять, як правило, у випадкувиникнення необхідності в з'ясуванні спірних питань із громадськістю й залученні її уваги до розв'язку якої-небудь проблеми. Також прес-конференції скликаються, якщо в журналістів виникло до керівництва компанії багато питань, напередодні або закінченні якого-небудь заходу (події). Тривалість прес-конференції становить у середньому від 30 до 50 хвилин.

Прес-ланч - захід для обмеженого числа представників ЗМІ, що є найбільш важливими для компанії. З боку компанії беруть участь перші особи. Для проведення заходу вибирається зручно розташоване місце з високим рівнем обслуговування. Невелика кількість присутніх журналістів і невимушена атмосфера дає кожному з них можливість індивідуального спілкування з першими особами компанії. Завдяки крапковому спілкуванню із представниками засобів масової інформації досягається високий ступінь ефективності й гарантований результат такого заходу. Індивідуальна робота із запрошеними журналістами ведеться як до (особисте запрошення, виявлення питань, що цікавлять, і тем), так і після заходу (надання додаткової інформації, організація додаткових зустрічей, інтерв'ю). Даний захід використовується для підтримки лояльності ключових видань.

Брифінг - коротка, стисла в часі зустріч офіційних осіб, що представляють

державні або комерційні структури із представниками ЗМІ, на якій повідомляється новина, викладається позиція по певномупитанню. Повідомлення на брифінгу носить однобічний оповещательный характер з ілюстрацією конкретних фактів. НА відміну від прес-конференції, брифінг має більшстислу, коротку форму подачі інформації. Тривалість брифінгу становить у середньому 15-20 хвилин. Брифінги організують у випадках надзвичайних подій, суспільних скандалів (масових отруєнь, зривів у роботі транспорту, зв'язки і т.д.), щоб дати пояснення происшедшему, його причинам, запобігти можливим помилкам і перебільшення із цього приводу негайно в ЗМІ. Також брифінг використовується для повідомлення запланованих сенсацій (тобто новин, розрахованих на несподіванку, емоційне сприйняття, на ефект).

Прес-тур - захід для преси, пов'язане з переїздом журналістів в інший географічний пункт. Як правило, програма прес-тура передбачає екскурсію, а також може включати як прес-конференцію, так і брифінг. Це може бути поїздка на підприємство, що перебуває в іншому регіоні, так і екскурсія на виробництво або виїзд на курорт. Кінцева метапроведення прес-тура полягає в підвищенні лояльності й підтримці позитивного іміджу компанії серед цільових аудиторій.

Приймання - одна з форм зовнішнього й внутрішнього життя організації, заздалегідь підготовлена, розроблена й забезпечена керівництвом і фахівцями зі зв'язків із громадськістю для спільного проведеннячасупредставників фірми- хазяїна й гостей. На прийманнях ділові партнери одержують можливість одержувати додаткову інформацію, поглиблювати й розширювати контакти. Для бізнесменів приймання - це, насамперед, продовження службової діяльності. На прийманняхвідбувається активний обмін думками, інформацією, зав'язуються дружнівідносини, що дуже важливо в ділових контактах.

Для успішної підготовки та проведення прес-конференції потрібно знати такі правила:

· Слід сповістити ЗМІ про майбутню виставку завчасно(за тиждень) спочатку факсовим повідомленням, а потім по телефону. Факсове повідомлення повинно бути чітким і зрозумілим: тема прес-конференції, дата, час і тривалість, місце проведення, учасники, ПІБ спеціаліста PR, номер його телефону. За три дні до проведення потрібно зателефонувати та нагадати про захід;

· Перед початком перс-конференції учасники та інші відповідальні особи повинні провести коротку нараду за участю відповідального за організацію роботи з пресою, щоб обговорити порядок (сценарій) ведення прес-конференцій, відповідно на можливі запитання;

· Перед початком прес-конференцій журналістам потрібно зареєструватися, акредитування та отримати прес-релізи;

· Ведучим заходу не обов’язково повинен бути генеральний директор або президент компанії;

· Недоцільною є імпровізація під час проведення прес-конференції.

Питання для обговорення на прес-конференції не повинні бути буденними та неактуальними. Якщо вони не важливі для даного часу, не мають значення для широкої громадськості, то спеціально запрошувати журналістів не варто, доцільно в такому разі розповсюдити прес-реліз.[1.C.145]

У ході підготовки до прес конференції необхідна розробка її сценарію. Слід визначити ведучого або модератора цього заходу. Як свідчить практика, виступаючих на прес-конференції не повинно бути більше трьох осіб. Напередодні проведення прес-конференції її організаторам доцільно спрогнозувати можливі запитання журналістів для того, щоб виступаючи могли краще підготуватися до відповідей. Своєчасно потрібно вирішити організаційні питання щодо підготовки приміщення.