Курсовая работа: Процесс документального обеспечения в менеджменте и его роль для эффективного управления

4. табельный номер работника

5. количество календарных дней отпуска

6. дата отпуска – запланированная и фактическая

Обычно график отпусков составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй – в бухгалтерию. При наличии на предприятии структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение для ознакомления всех работников с графиком под расписку. Хранится график отпусков в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения – один год.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его. Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявление.

При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, так как отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.

Глава 2. Функционирование службы документального оформления менеджмента

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основе «Квалификационного справочника должностей», «Единой номенклатуры должностей служащих», с учетом требований ГС ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени.

Организация рабочего места и условия труда службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами, государственными и отраслевыми стандартами.

Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основе типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупнённые нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов».

Службы ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и республик в составе РФ, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГС ДОУ, правилами, инструкциями и другими действующими нормативам по вопросам ДОУ и настоящими требованиями.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием ответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение своего наименования.

2.1 Цели создания службы

Цели службы ДОУ:

1. организация работ по ДОУ

2. руководство работами по ДОУ

3. координация работ по ДОУ

4. контроль работ по ДОУ

5. реализация работ по ДОУ

Задачи службы ДОУ:

1. совершенствование форм и методов работы с документами

2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственные архивы в соответствии с ЕГС, ГОСТами и другими действующими нормативами

3. сокращение документного оборота, документов и форм документов

4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации

2.2 Основные функции службы документального оформления менеджмента

1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений

2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам