Курсовая работа: Создание базы данных сотрудников

· Данные – систематизированная и структурированная каким-либо образом информация. Существуют три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей, одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья. Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой. Реляционная модель представляет собой данные, упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные;

· Модели данных – представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для логического и физического представления данных.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

1. Компоненты системы данных

Система управления базами данных (СУБД) — это набор программ, используемых для определения, администрирования и обработки баз данных и связанных с ними приложений. База данных, управляемая такой системой, является, в сущности, структурой, которую создают, чтобы хранить в ней нужные данные. А СУБД — это инструмент, используемый для создания этой структуры и работы с данными, которые в ней хранятся.

СУБД используется разработчиками и пользователями, обращающимися к СУБД напрямую или косвенно, через прикладные программы. На рисунке 1 представлена схема компонентов системы базы данных.

Рис.1. Компоненты системы базы данных

Базы данных состоят из четырех основных компонентов: Данных пользователя, метаданных, индексов и метаданных приложений.

Данные пользователей представляются в виде отношений – двумерных таблиц данных. Столбцы таблицы содержат поля, или атрибуты, а строки содержат записи о конкретных объектах делового мира.

База данных состоит как из данных, так и из метаданных. Метаданные - это данные, которые являются описанием структуры данных, находящихся внутри базы. Зная, как расположены данные, можно их получить. Так как описание структуры базы данных находится в самой базе, то она является самоописательной. База данных является интегрированной, ибо содержит в себе не только элементы данных, но и существующие между ними взаимосвязи. В базе данных метаданные хранятся в области, которая называется словарь данных. Он описывает таблицы, столбцы, индексы, ограничения и другие компоненты, из которых состоит база данных.

Индексы, которые хранятся в базе данных, призваны улучшить её производительность и доступность. Метаданные приложений описывают структуру и формат пользовательских форм, отчетов, запросов и других компонентов приложений.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений. Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server.

2. Этапы проектирования и разработки базы данных

Основная цель системы управления базами данных заключается в том, чтобы предложить пользователю абстрактное представление данных, скрыв конкретные особенности хранения и управления ими. Следовательно, отправной точкой при проектировании БД должно быть общее описание информационных потребностей пользователей, которые должны найти свое отражение в создаваемой базе данных.

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных:

· Определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

· Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами: информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

· Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить: каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

· Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

· Задать ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

· Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

· Еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

· Добавить данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

· Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Есть две стратегии разработки баз данных: сверху вниз и снизу вверх. Разработка сверху вниз идет от общего к частному. Она начинается с изучения стратегических целей организации, способов, при помощи которых эти цели могут быть достигнуты. Отталкиваясь от этой общей модели, разработчики двигаются «вниз», к все более подробным описаниям и моделям.