Курсовая работа: Технічне обладнання офісу: новий етикет

Перед початком розмови вимкніть телефон (переставте його на режим прийому повідомлень) або попередьте співрозмовника, що ви очікуєте важливий дзвінок (він має бути саме таким), вибачтесь, почувши сигнал.

-Концентруйте свою увагу лише на одній особі (тій, яка знаходиться поруч з вами).

Коли ви розмовляєте з людиною, яка знаходиться поруч, приділяйте їй всю свою увагу. Якщо ви чекаєте на дзвінок, ваша увага до співрозмовника, очевидно, буде неповною. Якщо ви тільки завершили розмову по телефону, ви також швидше за все ще будете думками зі своїм співрозмовником і, як результат, знову не зможете повністю приділити увагу людині, яка знаходиться поруч.

-Почувши дзвінок, зразу ж вибачтесь перед будь-ким, хто знаходиться з вами поруч.

Намагайтеся не затягувати розмову і якомога швидше закінчіть її. Ніколи не відповідайте на дзвінки у місцях або у манері (тон голосу, мова і т. ін.), які були б незручними або неприйнятними для інших.

- У тому випадку, коли вам необхідно подзвонити із публічного місця, відійдіть якомога далі від інших людей і говоріть якомога тихіше.

Виявом надзвичайно поганих манер буде неприйняття до уваги почуттів і реакції оточуючих на те, що ви говорите, і на те, як ви говорите. Коли тема розмови дуже важлива, легко забути, що поруч знаходяться інші люди. Багато хто і не підозрює, як дратують і відволікають розмови, які точаться навколо і які немає ніякої можливості не слухати.

-Використання мобільного телефону на вулиці або у таксі абсолютно допустиме, якщо для цього є вагома причина: якщо ви запізнюєтесь на зустріч; якщо ви забули передати важливу інформацію; якщо ви згадали про необхідність переговорити з колегою перед початком засідання. Не забувайте лише у подібних ситуаціях, ідучи вулицею, не говорити дуже голосно — підвищивши без необхідності голос, ви можете створити у перехожих враження про себе як про людину, яка намагається привернути до себе увагу інших. Не забувайте також про безпеку, особливо переходячи вулицю або йдучи крізь натовп.

-Не залишайте свій телефон увімкненим під час ділових засідань.

У тому випадку, коли ви очікуєте важливий терміновий дзвінок, отримайте дозвіл головуючого не вимикати телефон і вийдіть із приміщення, де проходить засідання, як тільки почуєте/ відчуєте сигнал.

-Ніколи не залишайте увімкненим свій телефон під час публічних заходів: у кінотеатрах, театрах, на концертах, у церкві, в аудиторії, на похороні. У тому випадку, коли ви забули вимкнути телефон і він почав дзвонити, вибачтесь перед оточуючими і якомога швидше притиште його/ вимкніть звук, навіть якщо це означатиме вимкнути його, не відповівши.

-У ресторанах можна залишити телефон увімкненим лише у тому випадку, коли ви очікуєте на особливо важливий або терміновий дзвінок.

У принципі ж вважається неповажливим і непрофесійним дзвонити і приймати дзвінки під час ділових та світських їж.

-Уникайте розмов по телефону, сидячи за кермом автомобіля.

Недавні дослідження показали, що кількість аварій машин, водії яких розмовляли по телефону під час руху, дорівнює кількості аварій машин, водії яких були нетверезими. Інші дослідження свідчать, що водії, які, ведучи машину, розмовляють по телефону, у такий спосіб у чотири рази більше наражаються на небезпеку потрапити в аварію, ніж водії, що уникають телефонних розмов.

Якщо ваша робота передбачає часті переїзди машиною, за можливості купіть модель телефону зі спікерфоном або з технологією блу тус ("bluetooth"), які дадуть вам можливість контролювати кермо двома руками.

-Ніколи не відповідайте на дзвінок мобільного телефону і не починайте розмову, будучи у ванній чи туалеті: ви можете потрапити у дуже неприємну ситуацію.

-Завжди пам'ятайте, що оточуючі можуть почути вашу розмову по телефону.

Ніколи не називайте імен клієнтів та ділових партнерів, обговорюючи справи по телефону. Уникайте обговорення конфіденційних або делікатних питань, особливо в офісі або у публічних місцях, — мобільні телефони ніколи не гарантують безпеки.

-За можливості купуйте модель телефону, яка має беззвучний режим, — ніхто крім вас не знатиме, що ваш телефон дзвонить. При цьому не варто, відчувши рух телефону, кожен раз здригатися, викликаючи здивовані погляди оточуючих.

-У тих ситуаціях, коли ваш телефон вимкнений, використовуйте систему прийняття телефонних повідомлень.

2.4 Використовуємо пейджер (біпер)

Пейджери, як і мобільні телефони, можуть бути помічниками у наших справах і можуть заважати нашим справам. Вибираючи собі пейджер, зупиніться на моделі, яка має тихий сигнал або ж має беззвучний режим роботи. Діловий етикет диктує певні норми використання пейджерів:

- Вимикайте пейджери під час ділових зустрічей та засідань.

Тихий сигнал вашого пейджера, привернувши вашу увагу, може порушити хід важливої бесіди. Ви будете думати, про що хоче сказати людина (клієнт, начальник і т. ін.), від якої ви отримали повідомлення, і ваша увага таким чином не буде повністю зосереджена на особі, яка перебуває поруч з вами і якій потрібно надати перевагу.

-Вимикайте пейджери на концертах, у кінотеатрах, в аудиторії, у церкві та на похороні.

За необхідності попросіть колегу прийняти повідомлення для вас; попередьте, кого ви вважаєте за потрібне, про те, що ваш пейджер буде вимкнутий протягом певного конкретного часу.

-Відповідайте на повідомлення, залишені на вашому пейджері, у найкоротший строк.

3. Комп' ютери, факс та копіювальна техніка в офісі