Курсовая работа: Универсальный этикет делового общения

Существуют некоторые особенности написания деловых писем. Если их усвоить, то можно с легкостью писать и самые обычные и очень сложные письма. Особенности таковы: бизнес-письма должны быть точными, краткими и вежливыми. Рассмотрим подробнее каждое из них.

Точность.

Чем яснее и проще вы говорите, тем быстрее вас поймет собеседник, и тем эффективнее будет ваше общение. Следует помнить: если в вашем письме будет слишком много ненужных фраз, читатель может подумать, что вы неискренни и достижение цели станет невозможным. Некоторые специалисты в области переписки (C.E. Eckersley, W. Kaufmann, D. Howard, W. C. Herd) советуют писать письма так, как вы обычно разговариваете на деловой встрече.

Но такие выражения как:

Attachedherewith-к этому прилагается;

We are in receipt of- намиполучен;

Inreplytosame- в ответ на вышеупомянутое;

We are prepared to offer- мыготовыпредложить;

We are in agreement- мыпришликсогласию;

We are the recipients of- мыявляемсяполучателями;

Innearfuture – в ближайшем будущем;

At the earliest possible moment- влюбойближайшиймомент;

In the course of- втечение;

Enclosedpleasefind- пожалуйста, найдите приложенным

Можно заменить на:

Weattach – мы прилагаем

We received – мыполучили

Inreply - в ответ

Weoffer – мы предлагаем

We agree - мысогласны

We received – мыполучили

Soon – скоро

As soon as possible – какможнобыстрее

During – во время

Weenclose - мы прилагаем.

Краткость.

Краткость сопровождает точность в бизнес-корреспонденции. Следует отметить, что краткое письмо это не всегда короткое письмо. Бывают такие письма, в которых приводятся какие-либо факты, дается описание товаров. В этом случае письмо обязательно будет длинным. Нужно постараться использовать четкие и конкретные слова и словосочетания вместо абстрактных многословных фраз. Сравним, два варианта одного письма:

Многословное письмо:

In reply to you esteemed favour of Oct. 19^th asking if we have been to produce a material that will not shrink when washed or lose its colour when exposed to strong sunlight, we are pleased to advise you that our research department has been at work on same and has finally succeeded in solving this problem.