Курсовая работа: Универсальный этикет делового общения
Ясноеикороткоеписьмо:
We are pleased to say that we are now manufacturing the unshrinkable, fadeless material about which you inquired on October 19th .
Мы рады сообщить вам, что сейчас мы начали производить не садящуюся при стирке и не выгорающую ткань, о которой вы спрашивали в своем письме от 19 октября.
Прежде чем писать деловое письмо, следует определить его цель и способы ее достижения. Подумать, какие следует использовать для этого факты и идей. Каждая фраза должна работать на достижение поставленной цели, поэтому она должна быть короткой и доступной читателю.
Но иногда короткое письмо может показаться невежливым и слишком резким. В этом случае лучше пожертвовать краткостью, потому что несколько приятных и вежливых слов могут сделать письмо доброжелательным и располагающим к общению.
Письмо можно сделать ясным, легко читаемым с помощью аккуратного и правильного деления его на абзацы. Многих читателей часто пугают длинные блоки печатного текста. Поэтому нужно взять за правило каждую новую тему начинать с абзаца.
Вежливость.
Главным правилом этикета переписки является пунктуальность и отвечать на все письма следует в тот же день, в который они получены. Это сослужит хорошую службу, так как большинство людей не любит ждать ответа на письма и пребывать в неизвестности.
Следует адресовать письмо именно тому человеку, с которым нужно установить деловые контакты - это тоже элемент вежливости. Американцы, стараясь сделать свою деловую корреспонденцию как можно более личной и теплой, а в самом письме обращаются к адресату по имени.
Любая мысль должна быть выражена сдержанно и с достоинством. В противном случае можно потерять или испортить отношения с партнерами по переписке.
2.4 Употребление языковых формул
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.
Любое деловое письмо должно составляться от слова к слову, от предложения к предложению, от абзаца к абзацу. Первый абзац очень важен, потому что в нем краткое и четкое объяснение почему вы пишите, о чем письмо, благодарность и пр. Следует начинать с:
Thank you for your letter of (date), asking if…
We are happy to tell you…
We are writing to inquire about…
We regret to inform you that
With reference to your letter….
Replying to your letter of…
We are pleased to inform you that….
In accordance with your request we…
Cпасибо за письмо от (дата), в котором Вы спрашиваете…
Мы рады рассказать Вам, что…
Мы пишем вам, чтобы напомнить о…
Сожалеем о том, что должны сообщить Вам, что…
СсылаясьнаВашеписьмо…
Отвечая на Ваше письмо от… Мы рады сообщить вам что..
В соответствии с Вашим запросом мы…
Второй абзац письма - наиболее важная часть. Именно в нем что-то утверждается, дается какая-либо информация, задаются вопросы, даются ответы на вопросы собеседника, обсуждается какая-либо проблема. Это можно выразить также с помощью языковых формул: