Курсовая работа: Зарубежный опыт информационного обеспечения управления (на примере Японии)
· отбор, сбор, оценка информации, которая необходима для управления;
· аналитико-синтетическая переработка информации (классификация, библиографическое описание, аннотирование, предметизация, реферирование, кодирование, перевод);
· поиск и хранение информации;
· распространение и размножение информации, ее передача потребителю;
· контроль за эффективностью использования информации;
· использование информации.
Различные субъекты и звенья управления в разной степени нуждаются в информации. Ее необходимый объем определяется первоочередными задачами, которые решаются в процессе управления тем или иным субъектом, тем или иным руководителем, работником управленческого аппарата. Важность и масштаб принимаемо решения так же имеют влияние на информацию. Ведь чем важнее и масштабнее решение, тем больше по объему и разнообразнее по содержанию информация необходима для его приятия и подготовки. Так же объем необходимой информации может зависеть от характера и количества регулируемых, управляемых параметров, от количества вариантов возможного поведения и состояния управляемого объекта, от разнообразия и величины, возмещающих управляемую систему внешних и внутренних воздействий, от качества и количества показателей, которые характеризуют результаты функционирования данной системы.
Возрастание необходимости знания об объектах управления происходит по мере совершенствования управления обществом, будь это слои населения, социальные группы, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, политическая, социальная, социокультурная1 . В данных условиях и субъект, и объект управления требуют полной и достоверной информации о функционировании общества, его основных подсистем, групп и организаций. Результаты исследований показывают, что менеджеры и руководители не достаточно используют зачастую доступную информацию с первостепенной ролью в процессах управления. Специалисты по разработке социальных программ часто жалуются на то, что результаты их труда редко используются или не используются в управленческой деятельности. Результаты социологических исследований гласят, что управленцы более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, их обсуждение с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Использование отчетов в качестве основ для оценки и поощрения работников, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, повышения достоверности информации предпочитают менее 50 % опрошенных работников сферы управления. А ведь информационную управленческую систему можно охарактеризовать как многокомпонентную систему, объединяющую людей, процедуры обработки и оборудование на основе компьютерной базы с целью сбора, обработки, поиска и предоставления информации.
Среди современных информационных технологий следует отметить системы управления базами данных (СУБД), которые играют существенную роль в качественном информационном обеспечении управления. Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить интегрированный, системный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства.
Значительная роль выделяется автоматизации офисных операций среди новейших информационных технологий, которые используются в целях повышения эффективности управленческой деятельности и ее совершенствования. Автоматизация объединяет в себе современные достижения в области использования микросхем и технологий производства, а так же разработки в сфере телекоммуникаций. Среди наиболее распространенных технологий офисной автоматизации находятся текстовые редакторы, факсимильная связь, электронная почта, автоматизированные рабочие места и возможности проведение телеконференций. Проанализировав пример текстового процессора, можно сделать вывод, что он сокращает время, которое ранее требовалось для редактирования, копирования, распространения, распечатки текста. Обработка текстов процессором еще и дает возможность подключатся к нескольким дисплеям и принтерам, которые рассредоточены по всей организации, что делает доступ к документу всех сотрудников еще более доступным.
Важное преимущество электронной почты заключается в экономии времени на телефонных звонках, которые зачастую являются бесполезными, т.к. лицо на них отвечающее может не владеть необходимой вам информацией. Возможность тиражировать и направлять одно письмо по электронной почте нескольким адресатам – еще один плюс информационного обеспечения организации.
Особенность факсимильных аппаратов заключается в их работе в качестве фотокопировальных машин. Передача документов с их помощью возможна в оригинальном виде и с меньшими затратами, чем любым другим способом.
Автоматизированные рабочие места существенно сокращают объем рутинных, утомительных и повторяющихся операций, освобождая специалиста, который занимается управленческой деятельностью, для более важных дел.
Проведение телеконференций с помощью телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь, обеспечивает возможность личного общения на большом расстоянии, экономит деньги и время. Такие необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений. Данная технология особенно эффективна, когда ее используют высшие руководящие кадры в общенациональных государственных учреждениях.
Значительную роль в росте эффективности управленческой деятельности играют системы поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет информацию работникам высшего руководящего звена. Такая информация обычно используется для нетрадиционного многогранного принятия непрограммируемых управленческих решений. Системы поддержки принятия решений способны оказать поддержку менеджеру и руководителю в принятии нестандартных решений, облегчат пользователю разработку моделей и построение сценариев, манипуляции множеством разнообразных данных. Использование этого программного обеспечения повышает качество решений управления.
В настоящее время квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить количественную эффективность, качественную эффективность, экономичность и рентабельность управленческой деятельности. Говоря о качественной эффективности, мы имеем в виду достижения наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Термин количественная эффективность заключается в достижении наилучших конечных показателей, способствующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность приводит показатели на входе и на выходе системы к наилучшему соотношению (например, соотношение между затратами и полученными результатами). Экономичность в использовании информационного обеспечения означает минимальную затрату ресурсов для осуществления и принятия управленческого решения.
Среди некоторых недостатков применения современных информационных технологий следует отметить необходимость в освоении компьютерной грамоты управленческих кадров в сфере современных технологий. Эффективное использование и внедрение систем информационного обеспечения управления подразумевает, что у руководителей и менеджеров есть глубокое понимание, что такое компьютеры, как они функционируют в соотношении с повседневными рабочими функциями. Современному руководителю необходимо оценивать различные варианты и возможности применения комплекса информационных технологий с точки зрения целей и интересов организации в целом.
2. Информационное обеспечение управления в Японии
2.1 Национальные особенности менеджмента в Японии
Япония – особая страна, с самобытной культурой и многовековой историей. Многочисленные приемы, которые специалисты в сфере информационных технологий активно разрабатывают и применяют для обеспечения эффективного управления в организациях, представляют собой не более чем надстройку над мощным фундаментом. Тем слоем, который формировался на протяжении веков и включал в себя помимо производственной и бытовой сферы такие звенья общественной организации, как семья, школа, государство. Ведь именно в этих звеньях происходит формирование благоприятной для манипулирования сознанием человека атмосферы. Создание ее при этом происходит самопроизвольно и стихийно, отражая свойства национального характера.
Рассматривая зарубежный опыт информационного обеспечения управления на примере Японии, необходимо учесть ряд особых национальных черт характерных гражданам данного государства. К перечню этих особенностей следует отнести:
· общеэтнические черты, которые заключаются в трудолюбии, любви к природе, склонности к заимствованиям, практицизме и этноцентризме;
· черты группового поведения: преданность авторитету, чувство долга, дисциплинированность;
· черты личности: аккуратность, бережливость, любознательность, самообладание.
Японский национальный характер представляет собой редкостную комбинацию устойчивости, преемственности, постоянства с колоссальной адаптивностью к любым, самым резким изменениям внешней среды. В настоящее время в виду происходящей чрезвычайной ситуации связанной с цунами и пожаром на атомной станции в стране не наблюдается ни одного случая мародерства и паники. Этот факт является подтверждением стойкости и терпеливости характера японского гражданина.
Упомянутые качества национального характера помогают эффективно контролировать персонал в служебной обстановке, сводя этот процесс к моделированию отношений традиционной японской семьи, состоящей из нескольких поколений одного рода. Такое внедрение элементов семейных взаимоотношений стало благоприятным фактором для укрепления дисциплины труда и повышения эффективности производства. Данные обязательства именно в ментальности японцев жизненно необходимы, в соответствии с ними они поступают автоматически и мгновенно реагируют на ту или иную ситуацию.
Концептуальной основой контроля над персоналом Японии можно назвать готовность индивида к неукоснительному выполнению обязательств перед коллективом. Одной из составляющих данной основы можно назвать «тотальную вовлеченность». Процесс труда в глазах сотрудников в соответствии с этой основой колоссально престижен. «Тотальная вовлеченность» подразумевает доминирование на предприятиях страны бригадных методов труда, что считается патриотическим долгом и наилучшим средством для достижения целей производства.
Вторая концептуальная основа управления над персоналом в Японии – это доверие. Это понятие твердо убеждает сотрудника в том, что их вклад в успехи компании обязательно будет учтен и компенсирован работнику.
Большое распространение в стране получили возможности «пожизненного найма» и оплаты по старшинству. Обе эти системы неоднократно подвергались критике европейских школ менеджмента, которые аргументировали, что под прикрытием данных систем в организации могут отсиживаться лодыри и недобросовестные работники. В японских условиях этот аргумент теряет свою силу, т.к. несостоятельных работников в этой стране просто нет.