Отчет по практике: Деятельность и информационные технологии ОАО "Ангарская Нефтехимическая Компания"
После получения заявки от УИТ, ИТ-диспетчер обеспечивает её регистрацию и текущий контроль исполнения.
По запросу с указанием исходящего номера заявки ИТ-диспетчер предоставляет информацию о текущем состоянии исполнения заявки.
В рамках текущего контроля отслеживаются:
надлежащее исполнение заявки;
приём и анализ претензий подразделения, представившего заявку;
при необходимости представление сервисной организации претензий.
При выявлении нарушений в исполнении заявки УИТ информирует подразделение, представившее заявку о принятых мерах.
Порядок предоставления доступа к информационным ресурсам и Internet
6. Описание внешнего и внутреннего документооборота
6.1 Организация безбумажного документооборота
На предприятии организован безбумажный документооборот.
Все операции делопроизводства по документам ОАО «АНХК» осуществляются на принципах безбумажного документооборота с использованием электронной почты, для чего используются личные адреса пользователей, официальные адреса, специальные адреса. Исключения составляют документы, бумажный носитель которых предусмотрен правовыми актами.
Передача сообщений между сотрудниками ОАО «АНХК» осуществляется, минуя Отдел документационного обеспечения управления (ОДОУ) напрямую (если иное не оговорено нормативными документами). При возникновении сбоев в работе системы Электронной почты передача корреспонденции между подразделениями осуществляется на бумажном носителе.
Использование личных адресов. Любое сообщение, отправленное с личного адреса сотрудника, не имеющего полномочий подписывать документы в соответствии с распорядительными и нормативно-методическими документами ОАО «АНХК», могут быть удалены без прочтения, если получатель не заинтересован в их прочтении.
Личный адрес руководителя структурного подразделения имеет статус официального для согласования определенных видов документов (распорядительные документы, договоры)
Использование официальных адресов. Любой официальный документ, отправленный с официального адреса, должен быть подтвержден подписью должностного лица, имеющего право подписи данного вида документа.
Использование специальных адресов. Любой документ в сообщении, отправленном со специального адреса, считается подписанным личной подписью сотрудника, назначенного ответственным за выполнение операций, соответствующей специальному адресу (в той части, которая не затрагивает документы, размещенные в этом сообщении в ходе предыдущих пересылок с других официальных адресов).
Передачей электронного документа между подразделениями и руководителями ОАО «АНХК» считается его пересылка. Исключается использование личных адресов сотрудников, не имеющих полномочий подписывать или согласовывать этот документ (если распорядительным или нормативно-методическим документом ОАО «АНХК» не установлено использование личного адреса сотрудника, назначенного исполнителем документа, руководителем рабочей группы, директором проекта и т.п.)
Почтовые ящики с официальными и специальными адресами (ресурсы электронной почты) открываются на основании заявок.
Одному и тому же пользователю предоставлено право использовать несколько адресов на рабочем месте (личный, официальный, специальный).
Сотрудники, ответственные за получение сообщений направляемых на официальный или специальный адрес, обязаны обеспечить прочтение поступивших сообщений в течение 2-х рабочих часов после их получения.
Ответственность за правильное использование ими официального или специального адреса несет руководитель, предоставивший это право.
6.2 Требования по формированию файлов документов при обмене информацией и их передаче по электронной почте
Файлы документации (Приложение), передающиеся средствами электронной почты должны иметь следующий формат:
Для файлов текстовых созданных в редакторе MS Word необходимо сохранять документы в формате .doc;
Для файлов остальных типов MS Office 97/2000/XP;
IMAGING (расширение TIF) - при обмене графическими образами документов. Данный формат используется только при объективной невозможности пересылки документов в текстовом формате.
Допускается использование следующих шрифтов: Times New Roman, Arial, Courier New. Все документы выполняются в удобном для чтения с экрана виде.