Отчет по практике: Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

Обработка исходящей документации

Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:

1. Составление исполнителям проекта документа.

2. Передача документа секретарю.

3. Передача документа секретарем на подпись исполнителю.

4. Простановка номера на документе.

5. Регистрация документа.

6. Отправление документа адресату.

7. Подшивка копии в дело.

Обработка внутренних документов

Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.

Внутренние документы проходят следующие этапы:

1. Составление проекта документа.

2. Проверка правильности составления проекта документа секретарем.

3. Передача документов на резолюцию руководителю.

4. Регистрация документа.

5. Проставление индекса на документе.

6. Подшивка копии в дело.

7. Передача исполнителю.

5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.

При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:

1. Входящие – поступающие из других организаций.

2. Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.

3. Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.

Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.

Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.