Отчет по практике: Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

Журнал регистрации входящих документов

Входящий № документа	Номер и дата документа	Автор (от кого)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель и дата исполнения	Подпись исполнителя и дата	Отметка об исполнении
1234	№ 41/453 от 12.05.2005	Народный суд	Приговор на подсудимого Шиляева А.В.	Леухин В.Н.	Леухин 22.05.2005	Исполнено

Журнал регистрации исходящих документов

Индекс и дата документа	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Отметка об исполнении
1152	Прокуратура Автозаводского РУВД	Отказной материал КУС 2276/7618 от 21.04.2005	Баев А.О.	Исполнено

Журнал регистрации внутренних документов

Индекс и дата документа	Кто подписал	Краткое содержание документа	Исполнитель (кому поручен документ)	Подпись исполнителя	Подпись автора документа	Отметка об исполнении
1305 17.05.2005	Самойлова Н.М.	Поручение по уголовному делу № 112654	Алехин А.В.	Алехин	Самойлова	Исполнено

5.3 Контроль за исполнением документов

Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.

Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.

Контрольная картотека не ведется.

Порядок выполнения контроля за исполнением документа:

1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.

2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.

3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.

4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.

Журнал контроля за исполнением документов

Входящий номер	Номер уголовного дела	Фамилия следователя	Фамилия исполнителя	Подпись исполнителя в получении документа	Подпись следователя	Отметка об исполнении

5.4 Номенклатура дел организации

Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.

В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.

Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.

Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.

Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:

1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.

2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.

Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).

При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.

Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.

Авторский признак – указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.

Корреспондентский – по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по