Реферат: Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

3. Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.

Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

- ведение документации дирекции предприятия;

- организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

- поиск необходимой руководителю информации;

- выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

- контроль исполнения документов и поручений руководителя;

- бронирование гостиниц, авиабилетов;

- планирование рабочего дня руководителя;

- организация и участие во встречах и переговорах;

- прием посетителей;

- прием делегаций;

- помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

- решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

- работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».

ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ

«Урал» Исполнительный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

29.12.2003. Подпись И.И. Торева

секретаря-референта

генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- действующим законодательством РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;