Реферат: Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта
3) Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В практике секретаря используется планшетный сканер для сканирования книг и других сброшюрированных или переплетенных документов.
4) Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитнооптические диски.
5) Телефон . В настоящее время внедрена система связи, передающая с сотового телефона не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную.
6) Факс – это копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя телефонные каналы. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа.
7) В своей работе секретарь-референт использует портативный копировальный аппарат « CANON» . Он не требует предварительного нагрева и имеет автоматическое отключение. Максимальный формат копируемого документа – А4. Скорость работы – 4 копии в минуту.
8) Шредер – уничтожитель документов, имеющий малошумный двигатель и режущий механизм
6. Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта.
Значительная часть информации, с которой работает секретарь-референт, является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов.
Коммерческая тайна - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и коммерческих секретов других организаций. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
- установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;
- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;
- ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;
- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;
- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации.
Секретарь-референт при поступлении на работу, наряду с должностной инструкцией, должен подписать договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.
7. Организационная деятельность секретаря-референта.
Секретарь-референт является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений или ограждает руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации.
Помимо вышеперечисленного, секретарь-референт выполняет функции пресс-секретаря по связям с коллективом фирмы. Секретарь доводит распоряжения или поручения руководителя до подчиненных, а также запоминает и знакомит руководителя с той частью информации, которую директор сам не может заметить.
В ряде случаев секретарь выступает от имени руководителя. Секретарю зачастую приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Секретарю необходимо проявить гибкость в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями. Секретарю-референту необходимо поддерживать нормальные деловые отношения с сотрудниками фирмы:
- искренне интересоваться сотрудником;
- указывать на ошибки не прямо, а косвенно;
- уметь внимательно выслушивать сотрудника;
- внушать сотрудникам сознание их значимости, создавать людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;
- уметь добиваться, чтобы сотрудники были готовы сделать то, что предлагает секретарь.
8. Использование программ в процессе обработки информации.
В организации «Издательский дом «Урал» компьютеры всех сотрудников организации объединены в локальную сеть.
Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства. В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных. Остальные компьютеры являются рабочими местами локальной сети.