Реферат: Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта
- с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов исполнительного директора.
Коммерческий директор Подпись Е.В Салов
С инструкцией ознакомлена
Секретарь-референт Подпись 01.12.2004.
4. Базы данных секретаря-референта.
Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводстве – составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Дирекция». Другие структурные подразделения располагаются после дирекции по степени значимости.
В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документа (приказы, контракты);
- краткое содержание;
- дата (период), к которому относятся документы дела;
- слова «копии», если дело сформировано из копий документов.
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.
По окончании календарного года секретарем-референтом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).
5. Методы, технические средства, применяемые для обработки информации.
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь-референт максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
1) Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:
- составление и редактирование документов;
- регистрация и контроль исполнения документов;
- хранение и поиск документов, другой полезной информации;
- прием и передача документов по каналам связи;
- архивное хранение документов;
- организация своего рабочего времени и времени руководителя.
Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.
Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.
Главный элемент системного блока – процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: PentiumIII, PentiumIV, AMDAthlon, Duron. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.