Реферат: MS Access

Отсортировать записи, Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.

Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещенные данные. Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как Microsoft FoxPro , Paradox , dBASE , Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-серверы .

Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.

Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.

Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

Выделяют два типа запросов:

QBE-запросы (Query by Example -Запрос по образцу ). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).

SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос . Обратная операция тоже не составляет труда. Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов:

Запросы кросс-таблиц. Представляют Ваши данные в компактном суммированном формате.

Запросы нахождения дубликатов. Находят дубликатные записи в выбранной Вами таблице или запросе.

Запросы нахождения несоответствия. Находят все записи в таблице которые не связаны с записями в другой таблице.

Запросы архивов. Копируют записи из существующей таблицы в новую и затем удаляют (по желанию) эти записи из таблицы оригинала.

Но для большинства общеиспользуемых запросов не нужна помощь Конструктора запросов.

Создание запроса без помощи Конструктора запросов

В окне базы данных нажмите кнопку Query .

Нажмите кнопку New . Microsoft Access выдаст диалоговое окно New Query .

Нажмите кнопку New . Откроется окно Select Query .

Если Ваш запрос основывается на таблицах активизируйте индикатор Tables на панели View . Если на запросах - активизируйте Queries , если на обоих типах объектов выберите Both . В списке Table / Query выберите необходимые для запроса источники. Для выбора более чем одной таблицы/запроса одновременно, удерживая клавишу Ctrl выберите все необходимые таблицы/запросы. Чтобы выбрать все или блок отметьте первый пункт, а затем удерживая клавишу Shift укажите последний . Нажмите кнопку Add .

Нажмите кнопку Close .

Окно проектирования QBE-запроса и сам QBE-запроса может выглядеть так:

Критерии отбора - это инструкции, посредством которых пользователь сообщает Access ,какие блоки данных должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset . Критерии могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.

Спецификация критерия запроса отбора.

Войдите в режим проектирования запроса, для этого из меню View выберите директиву Query Design или щелкните мышью на кнопке Design View в пиктографическом меню.

В нижней части окна проектирования, в строке Criteria в ячейке Category Name введите выражение критерия отбора.

После того как выражение введено и нажата клавиша ввода, Access проверяет корректность выражения по правилам записи критериев и нормализует запись по этим правилам.

Пользователь может воспользоваться запросом для проведения вычислений с блоками данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат обработки выдается в Dynaset . Функция обработки задается в строке Total , которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой “сигма ”. Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных значений.

После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в меню Query директиву Run . Access индицирует отобранные по запросу в Dynaset блоки в виде таблицы.

С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций. Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в режиме проектирования, выбирая необходимые поля, критерии сортировки и функции в зоне спецификации. Для описания запросов на языке SQL нужен достаточный опыт работы с базами данных не в качестве пользователя, а в качестве программиста.

К-во Просмотров: 769
Бесплатно скачать Реферат: MS Access