Реферат: Офіційно-ділова стилістика

11. Зразок наказу про про припинення трудового договору,

оформленого на чистому аркуші паперу...............................................52

12. Зразок наказу (розпорядження) про надання відпустки,

оформленого на бланку (типова форма № П-6)....................................53

13. Зразок наказу (розпорядження) про припинення трудового договору

(контракту), оформленого на бланку (типова форма № П-8)..............54

14. Зразок розписки, оформленої на на чистому аркуші паперу...............55

5. Документ та його функції.

Як тiльки людина навчилася накопичувати iнформацiю, у неї виникла потребаїї фiксувати, тобто записувати. Пiд термiном ,,iнформацiя” розумiють данi про особу, предмет, факт, подiю, явище i процес незалежно вiд форми їх подання.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовують в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, у який галузі й для чого він використовується.

Енциклопедичний словник трактує документ як:

- письмовий акт, здатний служити доказом юридичних вiдносин або юридичних фактiв, що спричиняють правовi наслiдки;

- офiцiйне посвiдчення особи (паспорт, студентський квиток тощо);

- достовiрне iсторичне письмове джерело;

- матерiальний об’єкт, в якому мiститься та чи iнша iнформацiя.

Документ — це передбачена законом матерiальна форма отримання, зберiгання, використання i розповсюдження iнформацiї шляхом фiксацiї її на паперi, магнiтнiй, кiно-, вiдео-, фотоплiвцi, на електронних або iнших носiях. Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Будь-який документ має певнi функцiї, з’ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для вивчення класифiкацiї документiв. Автор документа, фiксуючи iнформацiю, не завжди програмує його функцiю. Документ є багатофункцiональним, тобто мiстить у собi рiзнi функцiї, що з часом змінюють своє домiнуюче значення. Видiляються функцiї загальнi i спецiальнi. Загальнi функції подiляють на iнформацiйну, соцiальну, комунiкативну, культурну; спецiальнi — на управлiнську, правову, функцiю iсторичного джерела, функцiю облiку.

Господарська дiяльнiсть вiдбивається в документах, за допомогою яких фiксуються на вiдповiдних носiях усi дiї та подiї, якi вiдбуваються у суб’єкта господарювання. З цiєї позицiї документ розглядають як засiб закрiплення рiзними способами на спецiальному матерiалi iнформацiю про факти, подiї, явища об’єктивної дiйсностi i розумової дiяльностi людини.

Документи мають правове значення, оскiльки вони є засобом засвiдчення та доведення певних фактiв. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлiнськiй дiяльностi документ виступає як предмет i як результат працi. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Сукупнiсть взаємопов’язаних документiв, що застосовуються у певнiй сферi дiяльностi, становить систему документацiї. Нинi дiють унiфiкованi системи. Однiєю з найпоширенiших є органiзацiйно-розпорядча документацiя (ОРД), котра застосовується в оформленнi управлiнських рiшень.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Як носiї iнформацiї вони сприяють полiпшенню внутрiшньої органiзацiї будь-якого пiдприємства чи установи, є пiдсгавою для прийняття рiшень, узагальнень, довiдково-пошукової роботи.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документи повиннi вiдповiдати таким вимогам, як придатнiсть до тривалого зберiгання, максимальна наочнiсть тощо. Наукова дисциплiна, яка вивчає структуру i властивостi документальної iнформацiї, розвиток форм документiв, методи i засоби автоматизованого оброблення, зберiгання, пошку i використання їх, називається документалiстикою.

11. Правила оформлення сторінки.

Управлiнскi докумекти оформляють на паперi формату А4 (297х210 мм) та А5 (148х210 мм). Для зручностi з усiх бокiв сторiнки установлюють розміри берегів: лiвого - 35 мм (13 пробілів); правого - не менше ніж 8 мм

(3-4 пробіли); верхнього - 20 мм (4-5 інтервалів); нижнього – не менше ніж 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторiнка документа друкується на бланку, друга й наступні - на чистих аркушах паперу.

Якщо текст докумета займає не одну сторiнку, то на другу сторінку не можна переносити тiльки пiдпис. На другій сторiнцi має бути не менше двох рядкiв тексту. Також не бажано:

1) вiдривати один рядок тексту чи слово вiд попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

3) переносити слово на межi сторiнок, слiд перенести це слово на нову сторінку.