Реферат: Офіційно-ділова стилістика

Під час рубрікацiї тексту слiд дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорiдних елементи перерахування;

2) застосовувати однорiднi засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбiнованих способах нумерацiї;

4) використовувати лаконiчнi, однозначнi заголовки.

Нова система нумерацiї базується на використаннi лише арабських цифр, розмiщених у певнiй послiдовностi. Застосовуючи її, слiд враховувати:

1) пiсля номера частини, роздiлу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

роздiли – 1.; 2.; 3.;

номери підроздiлiв включають в себе також номери розділів - 1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів мiстять номер розділу, підрозділу, пункту - 1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цiєї системи нумерацiї дає можливiсть не вживати словесних найменувань i заголовків до частин документа.

19. Вимоги та правила укладання листів, що не потребують відповіді.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні - очно чи телефоном.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Щоб досягти успіху, лист повинен бути і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є «визитною карткою» установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості його - це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

Ділові листи не повині бути довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно.

Номер і дату проставляють у день підписання документа. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96.

Гриф обмеження доступу до докумена проставляють у разі потреби. Він друкується в правому верхньому куті робочої площі, наприклад: «Цілком таємно», «Для службового користування», «Не для друку», «КТ» (комерційна таємниця).

Листи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі.

Адресат розташовується праворуч. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи - пишеться з середини нового рядка. Якщо лист адресують установі (або її структурному підрозділові) без зазначення посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку. Якщо лист адресують установі (або її структурному підрозділові) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду й прізвище - в давальному. Якщо лист адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства може входити до складу назви посади адресата.

Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. В ньому наводять стислий виклад змісту листа. Якщо обсяг тексту листа, виготовленого на аркуші формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету.

Починати листа необхідно із звертання. Звертання вживають у формі кличного відмінка. Наприклад: «Шановний Іване Васильовичу!», «Пане Сметанін!», «Шановний пане Андрійчук!», «Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Для її оформлення є чимало типових висловів: «Дозвольте нагадати Вам, що...», «Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.», «Нажаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.», «Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.», «Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.», «Нагадуємо, що строк здачі будівлі закінчується.». Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі. Наприклад: «Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...». Досить поширеною формою кінцівки у ділових лістах є висловлення надії, сподівання. Наприклад: «Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.», «Будемо раді співпрацювати з Вами.».

Якщо документ має додатки, то позначку про них розташовують ліворуч у верхній половині сторінки.

Підпис є обов’язковим реквизитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.