Реферат: Офіційно-ділова стилістика
Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ й дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище). Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою. Її оформляють у разі потреби на примірнику адресата.
На листах, у разі потреби, прикладають видбиток простої печатки. Його слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ.
Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефона.
Позначку про виконання документа й направлення його до справи оформляють від руки на нижньому березі першої сторінки документа. Він містить у собі стислу довідку про виконання, слова «У справу» та номер справи, до якої має бути підшитий документ, дату скерування документа до справи, підпис керівника або виконавця.
Позначку про перенесення даних на машинний носій оформлюють від руки. Вона складається із запису: «Інформацію перенесено на машинний носій», підпису особи, яка відповідає за перенесення даних, розшифрування підпису й дати перенесення.
Позначку про надходження проставляє адресат у день надходження документа. Її розташовують у правому нижньому куті першого аркуша документа. Вона складається зі скороченої назви підприємства - одержувача документа, його внутрішнього індекса й дати надходження документа.
Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним. Слід пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.
25. Написання цифр та символів у ділових паперах.
У текстах службових документах слід застосовувати стандартизовані одиниці величин та одиниці обліку, їхні назви й позначення.
Числа при одиницях величин та одиницях обліку слід давати цифрами. Коли однозначні числа не при одиницях фізичних величин стоять у непрямих відмінках або коли з кількісного числівника починається речення, рекомендується буквення форма чисел, наприклад: «Здійснити випробування семи труб завдовжки 12 м кожна.»; «Дібрати 15 труб для випробувань на тиск.». Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти - цифрами: п’ять комп’ютерiв; 156 студентiв.
У разі зазначення інтервалу числових значень фізичної величиний при перелікові числових значень, виражених однією й тією самою одиницею фізичної величини, позначення одиниці наводять лише після останньої цифри, наприклад: Від 100 до 110 мм; 10...100 кг; 5,0; 5,5; 6,3 мм.
Ступінь точності цифрових значень величин, що наводяться в документі, має забезпечувати найбільшу їх інформативність; при цьому треба, щоб у ряду однотипних даних ступінь точності (кількість цифр після коми) був однаковим, наприклад: «...товщина сталевої гарячекатаної стрічки 1,50; 1,75; 2,00 мм».
Позначення одиниць слід указувати після числових значень величин і розміщувати в рядок із ними (не переносити на наступний рядок). Між останньою цифрою числа й позначенням одиниці слід залишати пробіл.
Багатозначнi числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 513; 1997.
Не розбивають на групи цифри в числах, що позначають номер (після знака номера), в марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів.
Цифри, як арабськi, так i римськi, відокремлюються вiд слів промiжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 7б; до справи 34Б; стереопрогравач «Діана П406С».
Порядковi числiвники мають відмінковi закiнчення, які пишуться через дефiс. Наприклад: 1-ша лiнія; 3-тє видання. .
Якщо записаний цiлий ряд порядкових числiвникiв, то відмінкове закiнчення ставлять тiльки пiся останньої цифри. Наприклад: 1, 2 i 3-й томи.
Порядковi числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без вiдмiнкових закiнчень. Наприклад: II ґатунок; I курс.
Складнi прикметники, першою частиною яких є числiвник‚ що позначається цифрою, пишуть без вiдмiнкових закінчень через дефiс. Наприклад: 2-ступеневий; 5-поверховий.
Десятковi дроби, як і цілі числа , поділяють пробілами на групи по три знаки в кожній, але після коми в зворотному напрямі порівняно з цілими, наприклад: 25, 128 137; 3, 887 93; 42, 140 1.
Простi дроби пишуться через косу риску в одну лінію. Промiжка мiж чисельником i знаменником не роблять. Наприклад: 4/5; 2/3; 1/4.
У змiшаних дробах ціле число вiддiляють вiд дрбової частини iнтервалом в один знак. Налрмклад: 1 2/3.
Римські цифри вiд слiв відокремлюють промiжком. Наприклад:
ХХ століття.
Знаки “номер” (№); “параграф” (§) i “градус” (°) вiдокремлюють від цифри інтервалом: № 25; § 17; 45 °. Проте знак “за Цельсієм” (С) пишеться разом із знаком “градус”: 36,6 °С.
Символи “процент” (%), “хвилина” ('), “секунда” ('') пишуться разом iз цифрою: 110%; 30'; 30'20''.
Знаки “номер”, “параграф”, “процент”, “градус” у множині не подвоюються.
Арифметичнi знаки “плюс” (+), “мiнус” , “множення” (х), “дiлення” (:), знак “дорiвнює” (=) вiдокремлюютъ вiд цифри промiжком в один знак. Вони записуються тiльки з цифрами, у текстi — словами.
Знак граничного вiдхилення (±) пишуть iз цифрою разом: ±0,43.