Реферат: Офіційно-ділова стилістика
Показники сетепеня та iндекси пишуь разом iз цифрою: 10²; 25³.
Географiчнi та математичнi позначення пишутъ скорочено.
Міри довжини i ваги позначають вiдповiдно до метричної системи мір:
км (кiлометр), м (метр), дм (дециметр), см (сантиметр), мм (мелiметр),
т (тонна), ц ( центнер), кг (кiлограм), г (грам), мг (мiлiграм), млрд (мiльярд), млн (мiльйон), тис. (тисяча).
Мiри площi та об’єму скорочують так:
км² (квадратний кiлометр),
м² (квадратний метр),
м³ (кубiчний метр),
см³ (кубiчний сантиметр).
У хiмічних формулах iнтервал між цифрами i буквами не роблять. Наприклад: Н2 О, Н2 SO4 .
33. Протоколи. Види, реквізити, вимоги до укладання.
Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, іншх засіданнях колегіальних органів. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.
Залежно від повноти висвітлення процесу засідання протоколи бувають стислими і повними. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити за перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.
Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика подготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.
Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання – важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникатив суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.
Реквизити протоколу: назва виду документа (П Р О Т О К О Л); дата засідання; індекс (номер); місце засідання; гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок (найменування колегіального органу або назва наради); вступна частина тексту (склад присутніх); порядок денний; текст; підпис.
Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.
Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.
Назву виду документа (П Р О Т О К О Л) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.
Дата засідання ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.96. Зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписанняпротоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу (10-13. 04. 2000; 29. 05.- 03. 06. 2000; 28. 12. 98 – 04. 01. 99).
Індекс. Становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календарного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах).
Місце складання або видання розташовується у верхній частині сторінки зліва, містить назву міста чи населеного пункту.
Гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню). Розташовується у верхній правій частині документа. Великими літерами пишеться слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», під ним назва посади, особистий підпис, ініціали та призвище особи, що затвердила документ, нижче дата затвердження трьома парами арабських цифр. Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло організацій.
У заголовку наводять стислий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким, ємким, точно передавати зміст тексту й граматично узгоджуватися з назвою документа. Містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу. Пишеться малими літерами, розміщується під номером і датою.
Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючого, секретаря, присутніх, порядок денний; в основній – фіксують перебіг засідання колегіального органу.
Слова «Голова», «Секретар», «Були присутніми» друкують зліва (одне під одним), на рівні кожного проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали в називному відмінку.
Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку фіксують присутніхпостійних членів (за алфавітом), а потім – запрошених (із зазначенням їхніх посад). У протоколі розширених засідань і зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: «Присутні: 97 чоловік (список додається).
У протоколах зборів, конференцій або з’їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації – 282 особи, присутніх – 273, відсутніх – 9, із них 5 – у відрядженні; 4 – з невідомої причини». Їх друкують в один рядок, через один інтервал.
Вступ протоколу закінчується порядком денним. З 0-го положення табулятора друкують «Порядок денний», ставлять дві крапки. Через два інтервали нижче друкують з нового рядка порядкові номери питань.