Реферат: Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов
Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.
По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.
В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.
Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.
Дерево целей «Автоматизированная система документооборота»
 |
Рис. 1. Дерево целей «Автоматизированная система документооборота»
Глоссарий.
А
Автоматизированная система управления (АСУ) – это человекомашинная система, в которой с помощью технических средств обеспечивается сбор, накопление, обработка информации, формулирование оптимальной стратегии управления определенными компонентами и выдача результатов человеку или группе людей, принимающих решение по управлению.
Анализ - выявление соответствующих факторов и оценка их значимости.
Атрибут - это абстракция одной характеристики, которыми обладают все абстрагированные как объект сущности.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
Б
Бизнес-процесс - обеспечивает реализацию всех видов деятельности, связанных с производством товаров или услуг; определяет функциональные и информационные связи между различными объектами.
Бизнес-правила - последовательность выполняемых работ.
В
Взаимодействие - объекты получаемые из отношений с другими объектами. Например, контракт, платежная ведомость, налог с оборота, главная книга и т.п.
Вспомогательные атрибуты - используются для связи экземпляра одного объекта с экземпляром другого. Описание атрибута для вспомогательного атрибута должно указывать на реальное отношение, сберегаемое атрибутом.
Д
Докладная записка – документ, адресованный руководителю донного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
Ж
Жизненным циклом проекта (иногда говорят – проектным циклом) – называется промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации.
З
Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заказ на размножение – содержит просьбу о воспроизведении или размножении документов каким-либо способом.
И
Инциденты – абстракция чего-то произошедшего или случившегося. Например: перечисление в банк, проводка, выдача зарплаты, срочные платежи, поставка продукции.
Интерфейс - это взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двумя компонентами системы.
Информационная модель - это модель, где каждому объекту должно быть назначено уникальное имя. При этом должно явно указываться отношение объекта или к классу объектов, или экземпляру.