План – заранее намеченный порядок, последовательность осуществления какой-либо программы, выполнения работы, проведения мероприятий.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

Предложение – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Перечень – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распределения на них определенных норм или требований.

Р

Реальные объекты – есть предметы реального мира, а точнее, абстракции реальных объектов, как их мы представляем для наших целей.

Решение – правовой акт, принимаемый местными государственными администрациями в коллегианальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.

Ролевые объекты – абстракции цели или назначения человека, функциональные части оборудования или организации. Например: бухгалтер, экономист, группа по расчету заработной платы, группа ведения учета, студент, преподаватель, ревизор и пр.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия в касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

С

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований).

Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществляемая методом стенографии.

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Т

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

У

Указывающие атрибуты - используются для идентификации отдельного экземпляра объекта. При этом они могут использоваться самостоятельно или в комбинации с другими атрибутами. Указывающие атрибуты так же должны быть описаны в доменах, как и описательные.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функций и права предприятий. Организаций, учреждения.

Указание - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Ф

Фазами (этапами, стадиями) – называют состояния, через которые проходит проект.

Функциональная структура – управление осуществляется линейным руководителем через группу подчиненных ему функциональных руководителей, каждый из которых имеет право руководить подчиненными подразделениями в пределах порученных ему функций.

Глава 1. Организация делопроизводства в деятельности хозяйствующих субъектов

Замысел и цели разработки системы

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности государственных структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих предприятий внутренняя система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает предприятию высокий уровень налаженности работ.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- по объекту и качеству - краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;