Реферат: Организация документооборота на предприятии

вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;

электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования.и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;

регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

1. внутренние;

2. поступающие (входящие);

3. отправляемые (исходящие

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те жеоперации, за исключением отправки адресату.

Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (см. рис. 1.1).

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ НА ПРЕДПРИЯТИЕ

Поступление документов на предприятие

Сортирование документов

Регистрация документов

Передача документов руководителю предприятия (руководителям структурных подразделений)

Принятие решений руководителем

Направление документов на исполнение

Исполнение документов

Текущее хранение документов

Передача документов в архив

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции.

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются отметки «Вручить лично», «С описью».

Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Документы, не требующие принятия решения па уровне руководителя, могут быть переданы непосредственно заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

2. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Служебные письма — обобщенное название большей группы управленческих документов, которые служат средством общения с предприятиями и частными лицами, для сообщения чего-либо, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности,отсюда разнообразие видов писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.

Текст служебного письма должен быть простым, т, е. освещать только один вопрос. Это не только упрощает технологические операции по обработке писем на предприятии-получателе, но и ускоряет исполнение документа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, во второй части приводится основное содержание документа, ради которого он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т, п.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам состоят из одной части, без пояснения (например: «Просим выделить 15 машин для перевозки грузов»).

Главная цель служебного письма — побудить к действию. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается употреблением вводных слов и констатацией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т. п.