Реферат: Организация документооборота на предприятии

Это письмо является разновидностью информационного письма, направляемого конкретному адресату, и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Его цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

В таких письмах адрес организации-автора указывается отдельно.

2.1.5 ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ

Письмо по своему стилю близко к форме письма-приглашения и информационного письма. Составляется письмо-извещение для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Начинается словами «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т. п., далее излагаются какие-либо факты.

Например:

Сообщаем Вам, что для продолжения в 2005 году научных исследований Вам выделяется 20 тыс. грн., в том числе 2 тыс. грн. на командировочные расходы. План командировок должен быть представлен не позднее 20.01.2005.

2.1.6 ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».

Например:

Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.

2.1.7 ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».

Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.

2.1.8 ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.

В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Например:

Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.

Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке.

2.1.9 ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.

Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.

Например:

Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.

О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.