Реферат: Организация документооборота на предприятии
Несмотря на разнообразие вопросов, отраженных в письмах, при обосновании каких-то действий используется ограниченный набор начальных и заключительных слов и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...».
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов, которые начинаются словами: «учитывая...», «считая...», «принимая во внимание...», «рассмотрев...», «руководствуясь...» и т. д.
Если письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания предприятия-автора — информация о нем уже имеется на самом бланке.
Составители, кроме текста документа, должны сформулировать заголовок письма, указать адрес, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона.
Письма, отправляемые из учреждений, подразделяются на 2 группы:
1. инициативные
2. ответные.
Если письмо является ответным, то составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится на бланк при окончании оформления письма.
2.1.1 СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Это часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допускается только в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д.
Начинается такое письмо словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т. п., далее указываются заголовки и поиск, признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.
Например:
Направляем Вам на рецензию отчет о проделанной работе. Отзыв просим представить до 12.07.2005.
Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не составляется.
2.1.2 ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ
В таких письмах адресату предлагают принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Письма-приглашения могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Например:
ООО «Параллель» 23 июля 2005 года проводит семинар. Просим Вас принять участие и высказать свои предложения по рассматриваемым вопросам.
Семинар состоится в помещении ДК ХЭМЗ по адресу: пр-т Московский, 75.
Начало в 14.30.
Председатель учебно-воспитательного отдела (подпись) Ю. Ю. Юрьев
2.1.3 ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
В таком письме сообщается адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем рекламируется деятельность какой-либо организации, выпуск продукции, издание литературы.
Например:
Издательство «Спутник» предлагает Вашему вниманию книгу из серии «Библиотека фантастики» — «Война миров», выпущенную в этом году.
Книгу можно приобрести по адресу: ул. Строителей, 105, г. Харьков, либо заказать по почте, прислав открытку по адресу: Харьков-105, а/я 2369.
Заказанные книги высылаются наложенным платежом.
Ждем Ваших заказов.