Реферат: Организация документооборота на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Основные понятия, касающиеся организации документооборота на предприятии

2. Информационно-справочные документы

2.1 Служебные письма

2.1.1 Сопроводительное письмо

2.1.2 Письмо-приглашение

2.1.3 Информационное письмо

2.1.4 Рекламное письмо

2.1.5 Письмо-извещение

2.1.6 Письмо-подтверждение

2.1.7 Письмо-напоминание

2.1.8 Гарантийное письмо

2.1.9 Инициативное письмо

2.1.10 Письмо-ответ

2.2 Докладные и объяснительные записки

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Документ является основой любого учета, который ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с множеством различных документов. Порядок их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив, как правило, регламентируется графиком документооборота, утвержденным приказом (распоряжением) руководителя предприятия. График документооборота обязательно должен быть увязан с учетной политикой, принятой на предприятии.

Основные правила составления графика документооборота, а также общие нормы и правила оформления документов изложены в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05-95 № 88

График документооборота может быть оформлен в виде таблицы, схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники структурных подразделений предприятия заполняют и подают документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления в подразделения предприятия.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица, подписавшие документ.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--