Реферат: Организация документооборота на предприятии

Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.

Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.

Например:

В ответ на Вашу просьбу, изложенную в письме от 12.06.2005, сообщаем о своем согласии на участие в исследовательских работах, проводимых Вашим институтом.

2.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по распоряжению руководства.

Цель написания докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки можно четко разделить на две части: в первой излагаются имевшие место факты или описывается сложившаяся ситуация, а во второй излагаются предложения, просьбы, рекомендации.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Докладная записка, подаваемая руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, оформляется на обычном листе бумага. Подписывается внутренняя докладная записка составителем.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке предприятия и подписывается его руководителем.

Например:

Генеральному директору

предприятия «Худпром»

Иванову И.И.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.04.2005 Харьков№_____

О назначении документальной ревизии в магазине

При проведении 01.04.2005 инвентаризации товарных запасов в магазине № 15 обнаружена недостача различных товаров на общую сумму 15 тыс. грн.

Прошу Вас назначить документальную проверку товарных операций магазина № 15 за период с 01.01.2005 по 01.04.2005.

Зам. начальника отдела учета

(подпись) П. П. Петров

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняющий причины сложившейся ситуации, события, факта, поступка.

Объяснительные записки по своему содержанию могут быть разделены на две группы. К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на бланке предприятия.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу какого-либо происшествия, сложившейся ситуации, поступка или поведения отдельных работников.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписи исполнителя.

Например:

Директору завода «Южкабель» Иванову П. И.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

22. 05. 2005 Харьков №______