- создания различных сценариев

- построения графиков и диаграмм.

Схема обработки данных в Excelпредставлена на рис.1.

Итак, чтобы в совершенстве овладеть одним из самых мощных средств анализа данных, необходимо:

- иметь четкое представление об источниках данных, а также о способах хранения и организации данных в Excel;

- владеть всеми механизмами, предоставляемыми им;

- уметь подготовить данные для анализа средствами Excel;

- в случае хранения данных вне рабочих книг Excel, уметь принять и организовать их для последующей работы;

- владеть приемами создания качественных отчетов по результатам анализа.

В данной работе рассмотрены вопросы представления данных (п.2), подготовки их к анализу (п.3).

Рис.1. Основные компоненты информационной технологии обработки данных в Excel

1.2 Источники и организация данных в Excel

1.2.1 Внутренние источники данных

Относительно Excel все источники данных могут быть определены как внутренние и внешние.

Внутренними являются данные, размещенные в одной рабочей книге Excel. Они могут быть организованы в виде:

· базы данных;

· списка;

· таблицы;

· диапазона ячеек.

С точки зрения организации данных дадим следующие определения.

База данных - это специальным образом организованные исходные данные.

Список - специальным образом организованные исходные и расчетные данные.

Как видим из определений, и база данных, и список должны быть организованы специальным образом, т.е. в соответствии со следующими правилами:

1) Верхняя строка должна содержать заголовки полей. Заголовок поля может располагаться только в одной ячейке.

Соблюдение этого правила необходимо для правильной работы таких механизмов Excel, как "Сортировка", "Форма данных", "Автофильтр", "Расширенный фильтр", "Промежуточные итоги", "Сводная таблица", "Мастер диаграмм".

2) Диапазон ячеек, составляющих базу данных или список, должен быть ограничен пустыми ячейками или границами рабочего места. Т.е. не допускается:

- наличие внутри базы данных или списка пустых строк или столбцов;

- примыкание к базе данных или списку других данных.

Соблюдение этого правила позволяет при работе с механизмами "Промежуточные итоги" и "Сводная таблица" получать автоматическое выделение всех ячеек, составляющих базу данных или список.

На рис.2 и 3 представлены фрагменты базы данных и списка соответственно. В данном примере список отличается от базы тех же данных наличием расчетных показателей "Прирост" и "Доля".