Рис.2. Пример базы данных "Состав и динамика основного капитала

Таблица - это исходные и расчетные данные специальным образом оформленные.

Специальное оформление данных может быть связано с введением совмещенных заголовков граф, строки с номерами граф и графы "Номер по порядку", подножия таблицы, специального форматирования данных, (выравнивание, представление, выделение и т.д.).

Пример таблицы с теми же данными, что и в списке (рис.3) представлен на рис.4.

Диапазон ячеек - совокупность смежных ячеек, расположенных в прямоугольной области рабочего листа, которые содержат какие-либо данные.

Как правило, данные диапазона ячеек в анализе не используются.

Итак, организация данных всех четырех типов внутренних источников данных имеет следующие общие особенности: в строке могут располагаться разнородные данные, а в столбце (поле, графе) - только однородные. Причем, только в диапазоне ячеек имя поля или заголовок отсутствует.

Во-вторых, для хранения данных используют организацию данных в виде базы данных, т.к. хранение расчетных данных - это расточительно.

В-третьих, для анализа могут быть использованы данные базы данных, списка и за редким исключением таблицы.

В-четвертых, для оформления результатов анализа данные представляют в виде таблицы, а для наглядности в некоторых случаях иллюстрируют их с помощью графиков и диаграмм.

Поскольку база данных является частным случаем списка, в дальнейшем будем ссылаться только на список.

1.2.2 Организация данных

Возможны два варианта организации данных в Excel:

"один объект" - "одна запись"

"один объект" - несколько записей"

Определим следующие понятия.

Информационный объект - это совокупность сведений об объекте материального или нематериального мира. Каждый объект характеризуется свойствами (реквизитами), которые позволяют выделить его из множества других. Например, объект "Автомобиль" может иметь реквизиты: цвет, вес, марка номер, фамилия владельца.

Запись - строка списка.

Первичный (главный) ключ списка - это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.

Для списка, представленного на рис.5, главным ключом является поле "Студент", поскольку значения его однозначно идентифицируют отдельную запись списка. В этом случае один объект описывается одной записью.

Рис.5. Пример списка типа "один объект" – "одна запись"

Рис.6. Пример списки типа "один объект" - "несколько записей"

В списке рис.6. главным ключом является группа полей: "Студент" + "Предмет". Объект - это студент и информация и нем. Каждому объекту (студенту) в этом случае соответствует несколько записей: столько, сколько предметов изучал студент. В этом случае имеет место тип организации списка "один объект" - "несколько записей". Следует отметить, что этот список может быть обработан по тому же ключу, но в качестве объекта выбраны значения поля "Предмет". В этом случае каждому объекту будет соответствовать столько записей, сколько студентов изучало конкретный предмет.

Добавим в список рис.5 новое поле "Группа" (рис.7). В данном случае главным ключом будет группа полей: "Группа" + "Студент". Если в качестве объекта взять значения того же поля "Студент", что и в примере рис.5, то получим с точки зрения организации списка тот же тип: "один объект" - "одна запись". Но поскольку главным ключом является группа полей, то в качестве объекта можно взять значения и другого поля: "Группа". В этом случае объекту по полю "Группа" будет соответствовать несколько записей - столько, сколько студентов учится в данной группе. Т.е. присутствует тип организации "один объект" - "несколько записей".

Таким образом, если в качестве главного ключа выступает группа полей, то возможна организация данных смешанного типа. И зависеть она будет от выбора объекта анализа.

1.3 Методики подготовки данных к анализу средствами Excel

1.3.1 Обработка списков типа "один объект" - "одна запись"

В данном случае подготовка к анализу в основном сводится к сжатию с помощью фильтрации, сортировке и дополнению исходных данных расчетными. Исключением является случай использования механизма "Сводная таблица", поскольку он сам осуществляет фильтрацию данных (область СТРАНИЦА) и их автоматическую сортировку при составлении отчета. Однако использование его не всегда возможно.