Реферат: Организация и технология документационного обеспечения управления 2
Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации) (Приложение В).
Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (Приложение Г), в составе которых находятся:
- секретариат;
- канцелярия (группа делопроизводства);
- группа контроля;
-протокольная группа;
- группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
- группа рассмотрения писем (жалоб);
- машинописное бюро;
- копировально-множительное бюро;
- архив [11 c. 104].
Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:
- объем документооборота;
- основные виды управленческих документов;
- периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.). Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ. Пример расчета представлен в Приложении Д.
2 Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО
«Приморская Строительная Компания»
2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО
«Приморская Строительная Компания»
Служба делопроизводства в ООО «Приморская Строительная Компания» представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:
- контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;
- контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отдела входит:
1) Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;
- регистрация документов;
- машинописные работы;
- распределение телефонных звонков;