Реферат: Организация и технология документационного обеспечения управления 2
- экспертиза ценности документов.
- передача дел в архив.
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Подразделения ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
2.2 Организация документооборота в ООО «Приморская Строительная
Компания»
В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов, таблица 2.1.
Таблица 2.1 – Анализ документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания» за 2008-2010 гг.
| год | Кол-во входящих документов | Кол-во исходящих документов | Кол-во внутренних документов | итого |
| 2008 | 710 | 794 | 150 | 1654 |
| 2009 | 931 | 892 | 197 | 2020 |
| 2010 | 1092 | 1085 | 270 | 2447 |
1. Входящие - наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
2. Исходящие документы так же, как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.
Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.
- бланк компании для письма.
- общий бланк для всех других видов документов служебная записка, докладная записка и т.д.
Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
- организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);
- распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);
- информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляется секретарем-референтом.
Этап обработки входящих документов:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- передача на исполнение.
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу. На этом этапе проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.