Реферат: Реорганизация бизнес-процессов при изменении информационной системы в крупной организации

проекта

не меняются

меняется

Содержание

1. Часть функциональности системы добавлена, что вызывает увеличение сроков

2. Часть функциональности системы удалена, что вызывает сокращение сроков

Часть функциональности системы добавлена или удалена, но проект выполняется в соответствии с планом

проекта

не меняется

1. Проект не может быть завершен в поставленные сроки в силу определенных причин

2. Проект может быть завершен раньше установленных сроков в силу определенных причин

Изменений не происходит, проект развивается в строгом соответствии с планом

Рис. 3.2. “Сроки проекта - содержание проекта”

Опыт показывает, что чаще всего меняются сроки завершения проекта, причем в основном в сторону увеличения. Это происходит из-за того, что в успешных организациях при планировании ставятся агрессивные цели для того, чтобы вдохновить сотрудников на более продуктивную работу. Поэтому когда происходят изменения в процессе осуществления проекта (а они как правило происходят в каждом серьезном проекте) возникает необходимость задействования дополнительных ресурсов, в том числе и времени. Если кроме времени возможно дополнительное использование такого ресурса, как набор функций, то меняется и содержание проекта. С другой стороны, дополнительное использование других ресурсов (стоимости и людей) уменьшает необходимость увеличения времени, то есть сокращает сроки выполнения проекта.

Планирование в процессе осуществления проекта происходит на каждой стадии проекта на регулярной основе. Более того, по мере продвижения проекта по каждой из стадий часто целесообразно организовывать собрания основных участников проекта для определения текущего положения дел и сравнения с планом. Регулярность таких собраний зависит от длительности проекта и его масштаба. Если между текущим положением дел и планом намечается разница, то в первую очередь производится анализ способов устранения отставания, а при невозможности устранить отставание изменяется план проекта, что согласовывается с топ менеджментом на регулярных собраниях (см. ниже).

При переходе с одной стадии на другую составляется детальный план реализации новой стадии проекта в соответствии с изменениями в планах, если такие имеются.

Стадии проекта по изменению информационной системы.

Здесь автор предложил бы сконцентрировать внимание на таких изменениях, как установка новой системы при отчуждении старой (сюда в основном относятся такие виды изменения системы, как полная смена системы, расширение функций, а также иногда установка с нуля ), потому что именно такие изменения представляют наибольший интерес, являются наиболее сложными и требуют более внимательного изучения, так как во многом связаны не только с техническими решениями, но и с вовлечением людей их разных функций и с взаимоотношениями внутри организации.

В разных организациях существуют разные подходы по планированию изменений. Тем не менее можно наметить общие блоки, или части, из которых состоит проект по изменению информационной системы практически для любой организации (началом проекта в данном случае автор предложил бы считать момент, когда начальное планирование проекта завершено, необходимые согласования сделаны и ресурсы для участия в проекте выделены):

Описание бизнес процессов

Тренинги по новой системе (при необходимости)

Тестирование функциональности системы

Необходимые доработки

Обучение пользователей функциональности системы

Тестирование системы пользователями

Ввод реальных данных

Переход на новую систему

Рассмотрим более детально каждую стадию.

Описание бизнес процессов.

Для того, чтобы иметь четкое представление о том, какие конкретно процессы будут подвергаться изменениям и каким образом при изменении информационной системы, нужно иметь четкое формальное описание существующих процессов. Детальность такого описания должна быть на уровне концепции процесса и основных его составляющих, а также входящих и выходящих ресурсов. Например, если это процесс обработки заказов, то нужно создать общее описание процесса (с чего начинается, из чего состоит и чем заканчивается, в какое время происходит какая стадия этого процесса, какие параметры существуют у заказов, например условия оплаты, классы заказчиков, категории услуг и продуктов, с каких складов осуществляются отгрузки и т.д.). Пример такой схемы приведен в Приложении 1 (Прием заказа). При описании бизнес процессов может оказаться полезным создание схем, потому что они наглядно показывают основные составляющие процесса.

Описание бизнес процессов является не только базой, по отношению к которой будет меняться процесс, но также описание процессов является неким механизмом оценки возможных изменений и критерием, которому должна соответствовать новая схема измененного бизнес - процесса.

Описание бизнес - процессов осуществляется в самом начале проекта, а результат этой стадии - наличие свежего сборника документации по процессам организации - является той информационной базой, с помощью которой формируется содержание изменений в ходе проекта.