Реферат: Складання архівних описів
Введення
Розділ 1 Загальні поняття про опис і етапи її складання
Розділ 2 Довідковий апарат опису, вимоги до його складання
Розділ 3 Організація справ і документів в межах опису
ВВЕДЕННЯ
Забезпечення суспільства достовірною ретроспективною інформацією є однією з головних задач архівних установ Російської Федерації на сучасному етапі. Ефективність функціонування науково-довідкового апарату до документів Архівної фундації Росії напряму залежить від якості складання архівних довідників.
Політичні і соціально-економічні зміни життя російської держави і суспільства, що відбулися за останнє десятиріччя, істотно активізували інтерес суспільства до архівної інформації і архівів, як сховищам універсального інформаційного ресурсу архівних документів.
Особливе місце в системі НСА займає архівний опис – базовий довідник російських архівів. Опис є одним з найстародавніших архівних довідників: найкраніший російський опис, що дійшов до нас, відноситься до XII в. Проте найцінніший досвід складання описів, вироблення теоретичних основ опису відносяться до XIX в. Єдина форма архівного опису склалася порівняно пізно, в 1940-1950-х рр.
Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівної фундації, що містить, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту[1] .
Значення опису визначається тим, що архівний опис, будучи обліковим документом і довідником за змістом, несе велике інформаційне навантаження і, крім того, є основою для складання інших типів архівних довідників: каталогів, путівників, покажчиків. Від якості підготовки описів багато в чому залежить ефективність пошуку архівної документарної інформації.
Мета курсової роботи – розглянути єдині сучасні вимоги до складання архівного опису відповідно до вимог нормативних актів Російської Федерації. Для досягнення мети і розкриття змісту курсової роботи були поставлені наступні задачі:
= дати загальні поняття опису;
= описати структуру опису;
= розглянути методику опису справ;
= вивчити організацію справ і документів в межах опису;
= розглянути правила складання довідкового апарату до опису.
При виконанні роботи була вивчена і використана наступна література: Кузнецова І.Н «Діловодство», а також стаття Андріевої И.Н. Систематизація документів і формування справ, надрукована в журналі «Довідник секретаря і офіс-менеджера; Методичні рекомендації: «Складання архівних описів» / Россархів. ВНІДАД. – М., 2003г.
Курсова робота складається з введення, 4-х глав, висновку, 4 додатків і списку джерел літератури.
На чолі 1 дані загальні поняття про архівний опис і етапи її складання. Розділ 2 розглядає методику опису одиниць зберігання на основі стандартизованих елементів опису. На чолі 3 представлена організація справ і документів в межах опису. Розділ 4 присвячений складанню опису і довідкового апарату до неї.
РОЗДІЛ 1
ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ПРО ОПИСИ І ЕТАПИ ЇХ СКЛАДАННЯ
Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.
Описи справ і документів – архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання, закріплення їх систематизації усередині фундації і їх обліку.
Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи по особовому складу; справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).
Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.
В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеному опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.
Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох екземплярах і представляються в архів організації через рік після завершення справ в діловодстві.
Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи:
=порядковий номер справи (томи, частини) по опису;
=індекс справи (томи, частини);
=заголовок справи (томи, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--