Реферат: Складання архівних описів

На титульному листі закінченого опису справ постійного зберігання указуються:

-назва фундації;

-номер фундації;

-номер описи;

-название описи, яке включає вказівку категорії документів (постійного, тимчасового зберігання, по особовому складу і т.д.), що містяться в справах, заголовки яких включені в опис;

Дати справ, включених в опис.

Перед назвою фундації на титульному листі залишаеться місце для написання повної назви державного архіву, в якому постійно зберігатимуться справи даної організації.

До закінченого опису обов'язково складаються зміст і передмова, а також покажчики і список скорочених слів за наявності останніх в річних розділах.

Закінчений опис разом з титульним листом і довідковим апаратом до неї полягає в тверду обкладинку і переплітається.

В річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів.

Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання складається по встановленій формі

Систематизація заголовків справ в річному розділі зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання відповідає систематизації заголовків справ в зведеній номенклатурі справ за цей же рік.

Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується в двох екземплярах і схвалюється спочатку ЦЕК (АЧ) організації, а потім затверджується її керівником.

Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ по особовому складу систематизували по номінальній ознаці з урахуванням наступної послідовності:

-накази (розпорядження) по особовому складу;

-списки особового складу;

-картки по обліку особового складу (за відсутності окремого опису особистих справ);

-особисті справи (за відсутності окремого опису особистих справ);

- особисті рахунки робітників і службовців по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);

-незапрошувані трудові книжки (за відсутності окремого опису);

-акти про нещасні випадки.

Вказані види документів, що утворюються в організації у великих об'ємах, можуть виділятися в самостійні річні розділи опису (особисті справи, трудові книжки і т.п.). Особисті справи (особисті картки) вносяться в зведений річний розділ опису по року звільнення особи, на яку заведена особиста справа, і систематизували за абеткою.

При необхідності до річного розділу зведеного опису справ і до закінченого опису справ по особовому складу складаються зміст, покажчики і списки скорочених слів.

Річний розділ зведеного опису справ по особовому складу організації, що передає документи на постійне зберігання, друкується у трьох екземплярах, підписується укладачем, завіряється начальником відділу кадрів (інспектором по кадрах) і представляється на розгляд ЦЕК (АЧ) організації. Після схвалення розділу ЦЕК (АЧ) він підлягає узгодженню з ЕПК відповідної архівної установи і затвердженню керівником організації.

РОЗДІЛ 2

ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ОПИСУ, ВИМОГИ ДО ЙОГО СКЛАДАННЯ

Для більш ефективного використовування документарної інформації, що міститься в описах архівних фундацій, в науковій і практичній меті до них створюється довідковий апарат, який включає: титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, перевідні таблиці шифрів (у разі переробки опису), покажчики. Кожний з вказаних елементів довідкового апарату опису несе певне інформаційне навантаження, а склад елементів, яким забезпечується опис, визначається диференційований, з урахуванням інформативності архівних фундацій. Довідковий апарат до опису виконує функцію першого ознайомлення з документами фундації (титульний лист, зміст), а так само сприяє пошуку необхідної інформації (покажчики); уточненню смислового змісту опису (список скорочень) і пошукових даних (перевідні таблиці шифрів). При складенні науково-довідкового апарату до опису необхідно правильно і точно оформляти його елементи.

Титульний лист.

На титульному листі описи поміщаються: повна назва архіву, назва фундації, номер фундації, номер опису, назва опису; крайні дати документів, внесених в опис. Титульний лист закінченого опису, складеного в діловодстві установ і відомчих архівах,за яким в держархів приймаються документи установ, містить наступні реквізити: назва державного архіву, назва фундації, номер фундації, номер опису, назва опису з вказівкою категорій включених в неї документів (постійного, тимчасового зберігання і т.д.).

Передмова.

Передмова може складатися як загальне до всіх описів фундації, так і до окремого опису. Загальна передмова до описів фундації поміщається в першому описі.