Реферат: Складання архівних описів

При складанні окремих передмов до кожного опису фундації всі загальні дані по історії митного органу - історії фундації поміщаються в передмові до першого опису.

Список скорочень.

Основне призначення списку скорочень слів – скоротити об'єм і провести уніфікацію прийомів опису як в тексті самого опису, так і в довідковому апараті до неї. В список скорочень слів вносяться всі скорочення слів і понять, що вживаються в описі, окрім загальноприйнятих, а також скорочені позначення назв установ, організацій, підприємств, окрім добре відомих. Назви установ, організацій і підприємств при внесенні їх в опис вперше пишуться повністю і в круглих дужках дається їх скорочена назва, а при повторному внесенні їх в опис вони приводяться тільки в скороченні.

Перевідна таблиця шифрів.

Перевідна таблиця шифрів складається до переробленого опису після її переробки у разі зміни номерів одиниць зберігання, тобто при їх перешифровці. Перевідна таблиця встановлює співвідношення старих і нових шифрів одиниць зберігання усередині фундації формою: № одиниці зберігання по старому опису № одиниці зберігання по новому опису, примітки. Вона складається на основі карток, на яких проводився опис одиниць зберігання: в лівій стороні картки вказаний старий шифр одиниці зберігання, в правій – новий шифр. Систематизація карток проводиться по порядку старих шифрів.

Перевідна таблиця поміщається в кінці опису. За наявності у фундації декількох описів, складаються перевідні таблиці до кожного опису.

Покажчики.

До опису можуть складатися покажчики (як загальні, так і спеціальні). Посилальні дані покажчика до опису даються на порядкові номери одиниць зберігання, одиниць обліку. Такий покажчик є переліком предметів, що зустрічаються в заголовках опису, які розкривають необхідними поясненнями і посилальними даними. Покажчики можуть включати відомості із заголовків одиниць зберігання як одного опису, так і всіх описів фундації.

Основним елементом покажчика є рубрика, яка складається з наочного поняття і пошукових даних.

Призначення покажчика впливає на склад рубрики: вона може бути простий, тобто не мати підрубрик, складної, тобто мати підрубрику або кубло, тобто мати дві або декілька підрубрик.

РОЗДІЛ 3

ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВ І ДОКУМЕНТІВ В МЕЖАХ ОПИСУ

Після закінчення опису одиниці зберігання складається остаточна схема їх систематизації усередині опису. Схема систематизації є каркасом внутрішньої організації документів фундації і закріплюється описом справ фундації. Систематизація одиниць зберігання усередині опису проводиться з урахуванням наступних ознак: структурного, хронологічного, функціонального, галузевого, тематичного, наочно-питання, номінального, корреспондентського, географічного, авторського.

При розподілі одиниць зберігання відповідно до схем систематизації необхідно мати на увазі наступне:

= справи відносяться до того року, в якому вони початі виробництвом або в якому поступили в дану організацію (структурний підрозділ) з іншої організації для продовження виробництва;

= плани, звіти, кошториси і прикладені до них документи відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання; багаторічні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки – до останнього року звітного періоду;

= справи, початі виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони закінчені;

= в межах року або хронологічного періоду одиниці зберігання розташовуються по значущості структурних частин фундації;

= особисті справи систематизували по датах звільнення осіб, документи яких утворюють одиниці зберігання, м в алфавітному порядку їх прізвищ.

Групи одиниць зберігання в межах останніх ступенів систематизації розподіляються по їх значущості, хронології або алфавітному порядку.

Приналежність одиниць зберігання до структурного підрозділу встановлюється по назві структурного підрозділу, позначеній на обкладинці одиниці зберігання, індексам, привласнюваним структурним підрозділам, резолюціям, підписам посадовців, реєстраційному штампу, змісту документів.

При розташуванні одиниць зберігання по хронології необхідно спочатку поміщати одиниці зберігання, датовані числом, місяцем і роком, потім – одиниці зберігання, датовані місяцем і роком, і, нарешті – одиниці зберігання, датовані