Реферат: Складання архівних описів

=кількість листів в справі (томі, частині);

=термін зберігання справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:

- заголовки справ вносяться в опис відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з декількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться в опис під самостійним номером);

- порядок нумерації справ в описі - валовий за декілька років; порядок привласнення номерів описам структурних підрозділів встановлюється за узгодженням з архівом;

- графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;

- при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а вся решта однорідних справ позначається словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться в опис повністю (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється повністю);

- графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.

В кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому указуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ по опису справ, а також обмовляються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних і пропущених номерів).

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем з вказівкою його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.

На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.

На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи.

В річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ постійного зберігання, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів, і заголовки справ, сформованих з документів, виділених із справ з тимчасовими термінами зберігання, мали відмітку "ЕПК", причому тільки після звірки їх із зведеною номенклатурою за той же рік і перевірки правильності формування і оформлення справ. В необхідних випадках заголовки справ уточнюються, справи піддаються тому, що розшив і переформовуванню при виявленні, що справа сформована неправильно.

Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складається по встановленій формі. Першому річному розділу зведеного опису справ фундації привласнюється номер по листу фундації, всі подальші річні розділи числяться за цим номером до утворення закінченого опису.

Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку.

Заголовки додатково знайдених справ залежно від їх кількості можуть бути внесений в річний розділ під літерними номерами відповідно до прийнятої систематизації або в кінець річного розділу. Після внесення в опис записів про надходження або вибуття справ складається остаточний підсумковий запис, в якому указуються також підстави внесених змін.

Внесення в річний розділ зведеного опису справ змін після затвердження його ЕПК архівної установи допускається тільки після ухвалення ЕПК, що затвердила цей розділ, відповідного рішення.

До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова і при необхідності - покажчики, зміст, список скорочених слів, які складають довідковий апарат річного розділу опису.

В передмову включаються відомості про основні напрями діяльності і структуру організації за період, який охоплюють справи опису; дається коротка характеристика змісту і повноти документів фундації, включених в розділ; указується наявність справ, що виходять за хронологічні межі фундації; наголошуються найтиповіші групи справ як по різновидах документів, так і за змістом; дається коротка характеристика що міститься в описі інформації про підвідомчі або вищестоящі організації; освітлюються особливості формування, описи і систематизації заголовків справ, наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування ними .

Передмова підписується укладачем з вказівкою посади і дати складання передмови і завідуючим архівом організації (особою, відповідальною за архів).

Зміст складається, якщо в річному розділі зведеного опису справ є підрозділи, інші більш дрібні групи справ, довідковий апарат до розділу. В змісті перераховуються: передмова, список скорочень (що складається в необхідних випадках), назви всіх підрозділів і більш дрібних груп справ, включених в розділ, покажчики (якщо вони є).

Річний розділ зведеного опису справ складається в 4-х екземплярах.

Річні розділи, якщо вони не є закінченим описом, не підшиваються і не переплітаються; вони повинні зберігатися в теках з клапанами і зав'язками.

Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання підлягає розгляду ЦЕК (АЧ) організації, після чого у разі узгодження в кінці розділу ставиться гриф "Злагоджено" з вказівкою номера протоколу ЦЕК (АЧ) і дати засідання, на якому він був розглянутий. Схвалені річні розділи прямують на розгляд архівної установи відповідно до термінів, встановлених графіком представлення описів справ на розгляд ЕПК архівної установи, але не пізніше ніж через 2 роки, а центральним архівом міністерства, відомства Російської Федерації (центральним галузевим архівом при міністерстві, відомстві Російської Федерації) - через 4 роки після завершення діловодством справ, включених в розділ. Представляються 4 його екземпляра.

Після затвердження річного розділу ЕПК архівної установи розділ затверджується керівником організації, потім перший екземпляр річного розділу зведеного опису як контрольне передається в державний архів, інші залишаються в організації.

Декілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, число заголовків справ в яких досягло чотиризначної цифри, вважаються закінченим архівним описом.

В організаціях з невеликим об'ємом справ постійного зберігання (до 200 подів), що щорічно утворюються, опис вважається закінченим, якщо в неї включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.

Кожному закінченому опису привласнюється номер. Закінчений опис має самостійну нумерацію заголовків справ, до неї складаються підсумковий запис і засвідчувальний напис. Підсумковий запис і засвідчувальний напис до закінченого опису складаються так само, як до річного розділу зведеного опису справ. При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведених описів справ, вилучаються.