Реферат: Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами объем документооборота, хотя он не всегда соответствует величине самого предприятия или учреждения. Скорость прохождения документов в значительной степени зависит от постановки всей управленческой деятельности предприятия в целом. Для деления предприятий по документообороту используют категорийность, предложенную ЕГСД:

1-я категория – предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

2-я категория – предприятия (учреждения) с объемом документооборота от 25000 до 100000 документов в год;

3-я категория – предприятия (учреждения) с объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;

4-я категория – предприятия (учреждения) с объемом документооборота до 10000 документов в год;

Филиал "Павловомежрайгаз" относится к 4 категории, где документооборот составляет до 10000 документов в год, и поэтому здесь практикуется централизованная форма делопроизводства. Ее осуществляет административно-хозяйственный отдел.

Схема структуры канцелярии

филиала "Павловомежрайгаз"

прохождение документа в учреждении с момента создания до завершения исполнения называется документооборотом. Он включает в себя такие основные этапы работы с документами, как:

• прием, обработка и распределение корреспонденции;

• передача и доставка документов;

• учет объема документооборота;

• регистрация и контроль за исполнением документов.

В филиале "Павловомежрайгаз" корреспонденцию получает секретарь, передает ее руководителю, а тот в свою очередь, наложив резолюцию, возвращает корреспонденцию секретарю. Секретарь регистрирует корреспонденцию в журнале регистрации входящей документации, где записывают все необходимые сведения о документе с последующим постановлением на нем делопроизводственного индекса и даты регистрации (Приложение №1).

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Каждый документ регистрируется только раз, дважды регистрировать запрещается.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие в филиал "Павловомежрайгаз" из вышестоящих органов, например из ОАО "Нижегородоблгаз" (приказы по основной деятельности, протоколы, служебные письма, телеграммы), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Входящая документация регистрируется в день поступления. В делопроизводстве не регистрируются бухгалтерские отчеты, планы работ, поздравительные письма и некоторые другие документы, указанные в перечне, который дан в приложении к Инструкции по документированию управленческой деятельности. На входящем документе отметка о его поступлении ставится на первой странице в правом нижнем углу.

Сроки исполнения могут быть индивидуальными (на каждый документ) и типовыми (для определенных, наиболее массовых категорий документов).

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются директором филиала "Павловомежрайгаз" Романенко В.В. на наиболее важные документы в самих текстах документа или в резолюциях на них. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются со дня их подписания, а внешних – со дня поступления их в филиал "Павловомежрайгаз" и исчисляются в календарных днях. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом учреждения, его установившим. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не позднее чем за 3 дня до его истечения. В противном случае документ считается неисполненным в срок. Качественное и своевременное исполнение документов и поручений – прямая обязанность должностных лиц филиала "Павловомежрайгаз" по направлениям их деятельности и исполнителей, которым адресован документ.

Секретарь филиала "Павловомежрайгаз" осуществляет контроль за сроками исполнения документов, обобщает работу по исполнению документов. Предоставив документы на подпись руководителю, секретарь заранее должна была проверить правильность их оформления, наличие виз, приложений, подписей на приложениях.

Секретарь филиала "Павловомежрайгаз" также занимается отправкой исходящей документации. В ее обязанности входит:

• проверка правильности написания адресата, наличие приложений, подписей;

• заверение копии отправляемого документа, постановка на ней индекса и даты;

• постановка на документах исходящего индекса;

• запись исходящего документа в журнале регистраций исходящей документации.

На конвертах секретарь проставляет:

• почтовый индекс и полный почтовый адрес;

• вид отправки (заказная, ценная, авиа);

• наименование и обратный адрес филиала "Павловомежрайгаз".