Реферат: Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

И ИХ ОСОБЕННОСТИ.

Составление и оформление документов производится в соответствии с требованиями нормативных документов. Документы составляются на бланках с реквизитами наименования филиала "Павловомежрайгаз".

Устанавливаются два вида бланков с расположением реквизитов филиала "Павловомежрайгаз": бланк для писем и общий бланк. На бланках для писем с угловым расположением реквизитов ведется внешняя переписка филиала "Павловомежрайгаз". (Приложение №2).

На общих бланках оформляются следующие документы:

• приказы;

• распоряжения;

• протоколы;

• акты и т.д.

Основные реквизиты документа, которые секретарь должен знать при оформлении документации:

• название вида документа;

• автор;

• адресование;

• датирование;

• согласование;

• удостоверение;

• приложение.

Главную роль в составлении документа играет исполнитель, который отвечает за его содержание, стиль изложения и качество оформления. Каждый документ должен иметь отметку об исполнителе, которая состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, представленных в нижнем левом углу лицевой и обратной стороны последнего листа документа.

Документы удостоверяются путем подписи, утверждения и проставления печати – это придает им юридическую силу и отражает ответственность должностных лиц за их содержание. Документы в филиале "Павловомежрайгаз" подписывают директор и главный инженер. При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. (Приложение №3).

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое в нем зафиксировано. Например дата протокола и акта – дата события; дата приказа и письма – дата их подписания; дата плана, отчета и др. документов, которые требуется утвердить – дата их утверждения. Датой вступления в силу распорядительного документа является дата его получения адресатами, если в нем не указан другой срок. Дата проставляется лицом, подписывающим документ, в момент его подшивания (утверждения). Печать филиала "Павловомежрайгаз" ставится на документах, которые требуют особого удостоверения. Гербовая печать ставится на документах, которые удостоверяют юридические права филиала "Павловомежрайгаз" или отдельного его работника, на договорах, трудовых книжках, удостоверениях, финансовых документах, при заверении доверенностей.

Оттиск печати на документе должен захватить часть наименования должностного лица, подписавшего документ. (Приложение №4).

В соответствии с ЕГСД директор филиала "Павловомежрайгаз" может издавать два вида распорядительных документов: приказы и распоряжения.

Приказы делятся на две группы:

• приказы по основной деятельности (производственные). (Приложение №5);

• приказы по личному составу (кадровые):

  о приеме на работу (Приложение №6);

  о переводе на другую работу (Приложение №7);

  о прекращении трудового договора (Приложение №8);

  о предоставлении отпуска (Приложение №9).