Реферат: Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз

В начале дела по личному составу должна быть внутренняя опись документов. В конце законченного дела на отдельном листе указывается заверительная подпись. При подготовке дел к сдаче в Государственный архив составляется сводная опись.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выгладит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

• рабочее время секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

• в помещении приемной должны находится только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

• мебель для посетителей должна находится в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря приемной входят: стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники требует размещения ее с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей и так далее. Целесообразно отвести один ящик для хранения личных вещей. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество различных технических средств, включая оргтехнику, которыми пользуются и другие сотрудники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожитель, ламинатор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но и находились под контролем секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к поломке, а также к размножению посторонней информации.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения.

Главное требование, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – это исключительный порядок как в помещении приемной, так и на своем рабочем месте. Недопустимо, чтобы курили в приемной, а на рабочем месте секретаря валялись бумаги вперемешку с копировальной бумагой и т.п. За внешний вид в приемной отвечает секретарь. Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетители в приемной чувствовали себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить их на обозримые места. В приемной и на рабочем месте должно быть всегда чисто, цветы должны быть ухоженными, и помещение должно регулярно проветриваться. Также секретарь должен следить за сохранностью мебели и оборудования на своем рабочем месте. Вот такие требования должны быть предъявлены секретарю в организации его рабочего места.

Рабочее место секретаря в филиале "Павловомежрайгаз" полностью отвечает вышесказанным требованиям. Приемная секретаря расположена рядом с кабинетом директора. Рабочее место оснащено столом, рядом с которым под углом в 90 градусов стоит стол-приставка для компьютера и пишущей машины, подъемно-поворотным стулом, высота которого регулируется от роста секретаря. Спинка стула регулируется в вертикальном и горизонтальном положении. На столе находятся телефон, диктофон, сшиватель документов, переговорной устройство, контрольная картотека, термокопировальный аппарат, а также канцелярские принадлежности и вещи, необходимые в работе секретарю. Все документы секретарь держит в двуярусном шкафу, который находится рядом с рабочим столом. Также в приемной имеются стулья для посетителей. В приемной всегда чисто, свежий воздух и зеленые цветы на окнах.

4. ОХРАНА ТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

ОХРАНА ТРУДА

1. Не допускается прием на работу лиц моложе 16 лет. В исключительных случаях по согласованию с ФЗМК могут быть приняты на работу лица, достигшие 15 лет.

2. Запрещено применение труда лиц моложе 18 лет на тяжелых работах с вредными или опасными условиями труда, а также на подземных работах.

3. Запрещается привлечение женщин к работам в ночное время, за исключением тех отраслей народного хозяйства, где это вызывается особой необходимостью и разрешается в качестве временной меры.

4. Женщины, имеющие детей в возрасте от одного года до восьми лет, не могут привлекаться к сверхурочным работам и направляться без их согласия в командировку.

5. Запрещается отказывать женщинам в приеме на работу и снижать им заработную плату по мотивам, связанным с беременностью или кормлением ребенка.

6. Каждый рабочий, независимо от квалификации и стажа работы по данной профессии должен ежеквартально проходить периодически повторный инструктаж по безопасным методам работы.

7. Рабочие и служащие обязаны:

• полностью соблюдать правила по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;

• содержать в порядке и чистоте рабочее место;

• выполнять только свою работу, которая поручена начальником или начальством свыше;

• при обнаружении опасности предупреждать товарищей по работе и немедленно сообщить администрации цеха или завода;