Реферат: Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз

К основным служебным документам относятся:

• служебные письма;

• протоколы;

• договоры;

• акты;

• телеграммы (Приложение №10);

• телефонограммы (Приложение №11).

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

После исполнения документы группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях обеспечения единства и классификации документов, правильности их учета, формирования в дела и быстрого поиска документов в филиале "Павловомежрайгаз" разрабатываются номенклатуры дел.

Номенклатура – это перечень наименований конкретных дел, заводимых на год с указанием сроков их учета и хранения. Номенклатуру дел в филиале "Павловомежрайгаз" составляет секретарь, согласовывает с архивом организации.

Заголовки дел указываются в соответствующих разделах номенклатуры дел. Они должны отражать характер документов по основным направлениям деятельности филиала "Павловомежрайгаз" с учетом их группировки по срокам хранения. В основном в филиале "Павловомежрайгаз" используют такие признаки документов, как номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический.

Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Например: "Приказы директора филиала "Павловомежрайгаз" по личному составу (о назначении, перемещении, увольнении)". В этом заголовке номинальный признак – слово "Приказы".

Авторский признак определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения или "подпись". Например: "Приказы директора филиала "Павловомежрайгаз" по личному составу". В этом заголовке на авторский признак указывают слова "директор филиала "Павловомежрайгаз".

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем номенклатура дела. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения. В заголовках "Приказы по основной деятельности", "Переписка с ОАО "Нижегородоблгаз" по кадрам" на наличие предметно-вопросного признака указывают слова: "по основной деятельности", "по кадрам".

Хронологический признак содержит указание о том, за какой временной срок сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть дела "переходящие", то есть такие, в которых подшиты документы за несколько лет. В таких случаях указание хронологического признака в заголовке обязательно.

Также используется и корреспондентский признак, который определяется по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке. Например: "Переписка с ОАО "Нижегородоблгаз" по кадрам". Здесь указание на корреспондента – ОАО "Нижегородоблгаз".

При составлении заголовка соблюдается политически правильное отражение информации о событиях, фактах, явлениях, а также краткость и четкость его формулировки.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатура дел секретаря в филиале "Павловомежрайгаз" такова:

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно, по календарным делам. Запрещается подшивать в дела неисполненные документы. Личные дела работников филиала "Павловомежрайгаз" формируются из документов постоянного и долговременного хранения. На работников филиала "Павловомежрайгаз" ведется картотека личных карточек формы Т-2. Карточки в картотеках делятся на разделы: работающий и уволен.

Для сдачи в архив карточки уволенных формируются в дела одновременно с личными делами работников и хранятся в архиве по годам формирования.

ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ