Статья: Делопроизводство и документооборот в компании

Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством. Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.

Изначально следует организовать делопроизводство в соответствии с действующими государственными стандартами. Это впоследствии снимет многие проблемы и исключит необходимость тратить впустую драгоценное время, например на поиски понадобившегося документа, что часто можно наблюдать в заводоуправлениях, конторах и камеральных помещениях.

Документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. В перечень реквизитов входят:

Государственный герб.

Эмблема предприятия.

Изображение наград.

Код юридического лица по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование министерства, ведомства или вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность.

Наименование юридического лица.

Наименование структурного подразделения.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке.

Название вида документа.

Дата.

Индекс.

Ссылка на индекс и дату входящего документа.

Место составления или издания.

Гриф ограничения доступа к документу.

Адресат.

Гриф утверждения.

Резолюция.

Заголовок к тексту.

Отметка о контроле.

Собственно текст.

Отметка о наличии приложения.

Подпись.

Гриф согласования.

Визы.

Печать юридического лица.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--