Статья: Делопроизводство и документооборот в компании

Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело для хранения.

Отметка о переносе данных на машинный носитель информации.

Отметка о поступлении входящих документов.

Реквизиты 1 и 3 на документах коммерческих структур не проставляются, а реквизит 2 может использоваться, если фирма имеет товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке.

Код по ОКПО может быть изображен на бланке юридического лица, изготовленном типографским способом, а код по ОКПУ проставляется только на унифицированных документах, предусмотренных перечнем управленческой документации.

Реквизиты 6 и 7 указываются в именительном падеже в строгом соответствии с названиями, поименованными в правовых актах (Устав, Положение, Указ, Постановление и т.д.).

Реквизит 8 указывается только на документах, используемых внутри организации.

Реквизит 9 используется при переписке и не нужен на документах внутреннего пользования. Банковские реквизиты указываются обычно на письмах по вопросам расчетно-денежных операций.

Реквизит 10 проставляется на всех служебных документах, кроме писем. Он указывается прописными буквами (ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ и т.д.), после названия юридического лица.

Реквизит 11 приводится арабскими цифрами обязательно на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например, 30.09.08. В юридических и финансовых документах допускается применять словесный или словесно-цифровой способ.

Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, входящему и внутреннему документу при его регистрации.

Реквизит 13 проставляется на ответах ниже даты и индекса письма.

Реквизит 14 указывается ниже даты и индекса документа, кроме писем на бланках, где имеется почтовый адрес.

Реквизит 15 отмечается в правом верхнем углу, если документ содержит информацию ограниченного распространения или коммерческую тайну. В государственных организациях используется гриф «Для служебного пользования», а в прочих юридических лицах — «Конфиденциально».

Реквизит 16 проставляют вверху справа на документах внешнего и внутреннего использования. При направлении бумаги в разные организации, реквизит 16 не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресами не пишется. Если необходимо отправить в пять и более адресов, то оформляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один адрес после названия организации, должности и фамилии адресата.

Реквизит 17 состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности утверждающего лица, личной подписи и ее расшифровки (фамилия и инициалы), даты утверждения. Если документ оформлен не на официальном бланке, то необходимо в наименование должности включить название юридического лица. При утверждении документа приказом или протоколом реквизит 17 состоит из слова «УТВЕЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, даты и номера. Действующим стандартом реквизит 17 предусмотрен для следующих документов:

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; экспертизы; списания; передачи дел; ликвидации юридического лица и т.д.)

Договоры (о материально-техническом снабжении; о сбыте продукции; об аренде помещений и оборудования; трудовые и подряда; о научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.)

Задания (на разработку научно-технической продукции; на капитальное строительство; на разработку проектно-сметной документации и т.д.)

Инструкции (должностные, по документообороту, технике безопасности, внутреннему трудовому распорядку и т.д.)

Нормативы (расхода сырья и полуфабрикатов, материалов, энергии, трудовых ресурсов и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, выполнении заданий и т.д.)

Перечни (должностей; типовых документов; расценок и сроков их действия и т.д.)

Планы (производственные; внедрения новой техники; капитального ремонта и т.д.)

Положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.)

Программы (технического перевооружения; финансовой стабилизации и т.д.)

Структура организации, штатное расписание, штатная расстановка.

Реквизит 18 обязательно указывается на документе, а не на отдельном листе, и должен содержать фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и сроки его исполнения, дату и подпись принимающего решение лица. Если указывается несколько исполнителей, то из группы назначается ответственный, который в списке резолюций записывается первым.