Статья: Делопроизводство и документооборот в компании

задания (на проведение строительных и монтажно-наладочных работ; на выполнение проектно-сметной документации и т.д.);

заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

заключения и отзывы организаций по представленным на экспертизу документам;

исполнительные листы;

командировочные удостоверения;

нормы расходов;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на совершение определенных финансово-хозяйственных операций;

гарантийные письма;

поручения (платежные, пенсионные, проведение валютных операций, выполнение импортных поставоки т.д.);

протоколы (согласования, переговоров и т.д.);

реестры документов, представляемых в банк и в другие кредитно-финансовые учреждения;

сметы расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых видов продукции, на капитальное строительство и т.д.);

справки (о начислении и причитающейся зарплате, об использовании финансовых средств, об оплате страховых взносов и т.д.);

спецификации (материалов, изделий и т.д.);

титульные списки;

штатные расписания и изменения к ним.

Если требуется более одного экземпляра, то ксерокопии обязательно заверяются. Для этого ниже реквизита 23 наносится реквизит 27, т.е. делается заверительная надпись «Верно» с указанием наименования должностного лица, заверившего копию, ставится его личная подпись и ее расшифровка, дата заверения. Заверительную подпись удостоверяют круглой печатью.

Реквизит 28 располагают на лицевой или оборотной стороне первого листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 29 включает сведения об исполнении, надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ в целях его последующего использования. Отметка должна быть датирована и подписана исполнителем или руководителем структурного подразделения. Она проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Реквизит 30 указывается на нижнем поле документа и помечается подписью лица, выполнившего перенос.

Реквизит 31 проставляется на входящих документах специальным штампом или от руки. В нем указываются: наименование получателя, дата поступления и регистрационный номер. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

В любой компании используются в работе следующие виды основных внутренних документов:

1. Организационные, в том числе:

1.1. Структура организации

1.2. Штатное расписание

1.3. Правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале

1.4. Положение о структурном подразделении

1.5. Должностная инструкция

1.6. Приказы руководителя юридического лица о распределении должностных обязанностей между руководящими работниками