Учебное пособие: Access для юристов

Содержание

Введение

Основные понятия базы данных

Реляционная модель

Иерархическая модель

Сетевая модель

Практичесэие примеры

Вопросы для самопроверки

Литература

Введение

Веками человечество накапливало знания, навыки работы, сведения об окружающем нас мире, другими словами - собирало информацию. Вначале информация передавалась из поколения в поколение в виде преданий и устных рассказов. Возникновение и развитие книжного дела позволило передавать и хранить информацию в более надежном письменном виде. Открытия в области электричества привели к появлению телеграфа, телефона, радио, телевидения - средств, позволяющих оперативно передавать и накапливать информацию. Развитие прогресса обусловило резкий рост информации, в связи с чем вопрос о ее сохранении и переработке становился год от года острее. С появлением вычислительной техники значительно упростились способы хранения, а главное, обработки информации. Развитие вычислительной техники на базе микропроцессоров приводит к совершенствованию компьютеров и программного обеспечения. Появляются программы, способные обработать большие потоки информации.

Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД (Система управления базами данных) Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современной юриспруденции.

СУБД крайне полезна для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов.

База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

Основные понятия базы данных

Поле - простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений одного параметра реального объекта или процесса.

Запись - совокупность логически связанных полей, характеризующих типичные свойства реального объекта.

Значения записи отражают свойства конкретного объекта.

Рассмотрим структуру созданной нами таблицы. Объектом в ней, как мы уже отмечали ранее, является песня, а конкретным объектом - конкретная песня, например "Тучи". Шапка в таблице - информационная модель объекта. Запись - конкретные значения параметров (Иванушки International, Pop, 1996, Россия).

Рассмотрев свойства объекта, можно продумать, какие действия можно совершать над этим объектом. Создав информационную модель в виде таблицы, мы убеждаемся, насколько легче стало работать с такой формой записи информации. Здесь опорная информация уже выделена по параметрам, вследствие чего отпадает необходимость отвлекаться на второстепенные свойства объекта. Значительно облегчились поиск и отбор информации. Появилась возможность делать выборку по различным признакам.

Таким образом, мы перешли к структурированной форме записи данных в табличной форме. Что же такое структурирование?

Структурирование данных - процесс группировки данных по определенным параметрам.

В нашем примере мы представили данные в виде таблицы, в которой записью является набор сведений об одной песне, а каждое поле содержит значения соответствующего параметра песни. Иными словами, мы с вами сформировали базу данных, в которой каждый объект расположен в особом порядке. Чтобы отличить одну базу данных от другой, каждая из них должна иметь свое имя (в нашем примере - "Любимые песни"). Таким образом, мы можем дать определение базы данных.

База данных - поименованная совокупность структурированных данных предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.

База данных может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-то действия.

Существуют три основных типа моделей данных - реляционная, иерархическая и сетевая

Реляционная модель

Термин "реляционный" (от латинского relatio - отношение) указывает прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Рассмотрим таблицу, в которой хранятся сведения об учениках школы (фамилия, имя, отчество, год рождения, класс, номер личного дела). Каждая строка такой таблицы называется записью. Каждый столбец в такой таблице называется полем. На основании этой таблицы создадим базу данных школьников и назовем ее "Наша школа".

С такой формой хранения данных мы с вами уже познакомились в начале этого раздела. Модель данных, как и сама база данных, является объектом, имеющим свои определенные свойства. Реляционная модель базы данных имеет следующие свойства:

Каждый элемент таблицы - один элемент данных.

Все столбцы в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип (числа, текст, дата и т.д.).

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--