Учебное пособие: Access для юристов
Ввод данных можно осуществлять. используя форму, для чего следует выполнить следующую последовательность действий:
По завершении ввода записи она автоматически сохраняется, поэтому нет необходимости в промежуточном сохранении таблицы.
Данные в базе данных можно редактировать (изменять значения отдельных полей), а также удалять "устаревшие" записи. Чтобы изменить значения какого-либо поля в записи, необходимо установить указатель на эту запись, а затем, используя клавишу Таb выделить нужное поле и внести в него изменения.
Для удаления записи необходимо выполнить следующую последовательность действий:
1. Маркировать запись (Правка → Выделить запись).
2. Удалить запись (Правка → Удалить запись).
В процессе "жизни" объекта у него могут изменяться значения атрибутов. Например, в системе учета и контроля договоров после завершения договора у него изменяется состояние (из "д" в "о") и дата выполнения получает значение. Для внесения такого рода изменений в данные об объекте целесообразно использовать средство "Поиск по образцу" для ключевого поля. Чтобы найти запись по значению ключа, необходимо выполнить последовательность действий, представленную на следующей схеме:
В поле "Образец" указывается значение ключа, в поле "Просмотр" - область поиска (как правило, это все записи), в поле "Совпадение" - способ сравнения образца со значением поля (поля целиком, с началом, с любой частью поля). В полях "С учетом регистра", "С учетом формата", "Только В текущем поле" ставятся флажки, если при сравнении учитывается написание букв (прописные - строчные), формат представления значения в поле и если поиск осуществляется только в маркированном поле, соответственно. для вызова окна поиска можно использовать кнопку Поиск.
При внесении изменений в запись , найденную по значению ключа, в режиме таблицы целесообразно отображать на кране только поле (столбец) ключа изменяемые поля. Поэтому, перед началом выполнения процедуры поиска подлежащих изменению записей по значению ключа, следует убрать все лишние столбам с экрана.
Это осуществляется следующим образом:
Чтобы возвратить отображение столбцов. следует выполнить те же действия, только не снимать, а устанавливать флажки.
Для внесения изменений в данные таблицы целесообразно использовать форму, в которой содержатся ключевое (поисковое) поле и поля, подлежащие изменению. Например, для внесения сведений о выполнении договора форма должна содержать следующие поля: "Шифр", "СОСТ", "ДАТА ВЫП".
Поскольку не всегда удается разработать проект базы данных, полностью удовлетворяющий всем потребностям (некоторые из них появляются в процессе эксплуатации), возникает необходимость в изменении ее структуры:
Добавление новых и изменение структур уже существующих таблиц, форм, отчетов и т.п. Средством изменения структуры базы данных является конструктор. С его помощью можно создать новые объекты или внести изменения в уже существующие.
для создания нового объекта необходимо, находясь в окне Бд, открыть соответствующую вкладку и создать объект (например, таблицу), как это было описано ранее.
для изменения структуры существующего объекта необходимо, находясь в окне Бд, открыть соответствующую вкладку, активизировать конструктор и ввести необходимые изменения в структуру объекта. Так, например, в таблицу можно добавить/вставить поля, удалить неактуальные поля, изменить поля (имя, тип, свойства). Следует иметь в виду, что изменения структуры таблицы (особенно при удалении поля или изменении его типа) чреваты потерей данных, поэтому такого рода изменения должны быть обоснованы и всесторонне продуманы.
Упорядочение данных на экране.
В процессе работы с данными в базе возникает необходимость изменить порядок их следования, сгруппировать данные по значениям определенных полей. Для упорядочения данных по одному какому-либо полю необходимо маркировать соответствующий столбец, а затем выполнить последовательность действий:
Записи - + Сортировка - По возрастанию/По убыванию
Для многоуровневой сортировки используется расширенный фильтр. Порядок действий при осуществлении многоуровневой сортировки таков:
Фильтр → Расширенный фильтр → Заполнение бланка → Выполнение
Упорядочение (индексирование) данных в таблице.
Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации В упорядоченной последовательности данных поиск нужного данного происходит значительно быстрее, чем в неупорядоченной. Средством упорядочения записей в MS Access являются индексы. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы. В MS Access допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы в автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Можно в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в окне конструктора таблиц. Требование уникальности индекса в МS Ассеss не является обязательным. Для ускорения поиска требуемой информации могут быть использованы индексы, не являющиеся уникальными.