Учебное пособие: Access для юристов

Создание составного индекса . Индексы, содержащие несколько полей, следует определять в окне индексов. для создания составного индекса следует выполнить следующую последовательность действий:

1) открыть таблицу, для которой создается составной индекс в режиме конструктора;

2) нажать кнопку Индексы на панели инструментов (на экране откроется диалоговое окно "Индексы");

З) ввести имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс (в качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя);

4) выбрать первое поле индекса в столбце Имя поля той же строки;

5) выбрать имя следующего поля индекса в столбце Имя поля следующей строки (в этой строке поле столбца Индекс следует оставить пустым);

б) повторить п.5 для каждого следующего поля, включаемого в индекс (индекс может включать до 10 полей);

7) закрыть диалоговое окно.

По умолчанию задается порядок сортировки "По возрастанию". Для сортировки конкретного поля по убыванию выбрать в столбце Порядок сортировки для этого поля значение По убыванию.

Запросы предназначены для отбора, изменения и анализа данных . Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их а компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастер запросов автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме Конструктора.

В Ассеss можно создавать следующие типы запросов:

запрос на выборку;

запрос на изменение (запрос на обновление, удаление и добавление записей таблицы);

запрос с параметрами;

перекрестный запрос;

запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу. Управляющие запросы. подчиненные запросы).

Наиболее распространенным запросом является запрос на выборку, который осуществляет отбор данных из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными критериями, Как правило. в этом случае ответ на запрос представляет собой список отобранных объектов с их полным или частичным описанием.

Процесс формирования запроса можно представить в виде следующей схемы:

Порядок формирования запроса в бланке:

1. Перенести в строку "Поле" из списка полей таблиц (ы) имена полей, на которые накладываются условия и/или значения которых необходимо отобразить в ответе на запрос.

2. В строке "Сортировка" указать вид упорядочения по данному полю (если оно необходимо).

З. В строке "Вывод на экран" поставить маркеры для тех полей, значения которых необходимо вывести на экран.

4. В строке "Условие отбора" и последующих строках задать критерии отбора в виде логических выражений. Использовать "Построитель", вызывая его нажатием кнопки

Примечание. Критерии отбора для разных полей в одной строке связываются логической операцией "И", а критерии отбора в разных строках - "Или".

Использование построителя выражений облегчает процесс записи выражений и - позволяет избежать ошибок, так как позволяет пользователю выбирать элементы выражения: имена полей, операции, функции и т п., и на их основе конструировать выражение. Окно построителя изображено на рис.