Учебное пособие: Access для юристов
Таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей) и имеет уникальное имя в базе данных. для каждого поля необходимо выбрать имя и определить его тип, исходя из области допустимых значений и системы операций, которые предполагается применять к данному полю. Следует внимательно относиться к выбору типа поля, так как его изменение в уже заполненной таблице может привести к потере данных. Необходимо также определить размер поля (длину) ы некоторые другие свойства поля для каждой таблицы, как правило, следует выделить ключевое поле, которое будет однозначно идентифицировать запись. (Если это не удается сделать, то выделяют совокупность полей. которая будет служить ключом записи)
Имя поля. Может содержать до 64 символов (буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точку, восклицательного знака, квадратных скобок). Имя ноля не может начинаться с пробела. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых имен. В качестве имени поля рекомендуется использовать аббревиатуру или краткое название.
МВ Ассеss поддерживает следующие типы данных: текстовый, числовой, денежный, счетчик, дата/время, логический, поле МЕМО, поле объекта OLE, гиперссылка, мастер подстановок.
Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе "Свойства поля" окна конструктора.
Текстовое поле . При вводе имени поля М Ассеss по умолчанию присваивает ему текстовый тип данных с шириной поля, равной 50. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов.
Числовое поле . Только над числовыми полями возможно выполнение математических операций. При вводе данных числового типа автоматически производится проверка данных. Используя значение свойства "Размер полю>, можно установить следующий формат для числовых полей.
Поле денежного типа . Денежное поле аналогично числовому полю. Свойство "Формат поля" устанавливается автоматически в значение "денежный", а свойство Число десятичных знаков принимает значение, равное двум знакам после запятой. Размер поля составляет 8 байт.
Поле тина счетчик . Поля типа Счетчик не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Их значения являются уникальными.
Поле дата/время По ля даты можно вводить и отображать в нескольких форматах. Конкретный вариант устанавливается в свойстве "Формат поля". Существуют следующие форматы отображения дат и времени.
Логическое поле. Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух значений. Свойство "Формат поля" позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных:
<Истина/Ложь", "Да/Нет" или "Вкл/Выкл". Значения "Истина", "Да" и "Вкл" эквивалентны логическому значению "Тгuе". а значения "Ложь". "Нет" и "Выкл" логическому значению "Fаlsе".
Текстовое ноле произвольно и длины. Текстовые поля произвольной длины (поля МЕМО) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие в том, что размер воля МЕМО не ограничен 255 символами, а может содержать до 65 535 символов.
Поле объекта ОЁЕ . Это поле используется для хранения в таблицах изображений и других двоичных данных (например, электронных таблиц МS Ехсеl, документов MS Word, рисунков, звукозаписей).
Поле гиперссылки. Поля этого типа предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр и представляющих адрес ОLЕ \Wеb-объектов Интернета.
Тип данных мастер подстановок. Выбор этого поля запускает мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Размер данного поля совпадает с размером ключевого поля, используемого в качестве подстановки. для рассматриваемого примера база данных "ДОГОВОР" должна содержать две таблицы: "Договоры" и "Контрагенты".
Таблица "Договоры" имеет следующую структуру:
Таблица Контрагенты имеет следующую структуру:
После определения структур таблиц, которые составляют основу базы данных, можно приступить к ее созданию. Процесс создания базы данных в MA Access с использованием конструктора можно представить в виде следующей схемы:
После вызова конструктора появляется его окно, в котором и описывают структуру таблицы. Для того чтобы сделать поле ключевым, необходимо установить указатель на это поле и нажать кнопку Ключ.
Чтобы создать другую таблицу в уже существующей базе данных, необходимо выполнить следующую последовательность действий (если база данных открыта):
