Учебное пособие: Информационные технологии управления

1

К6

Ц6

...

7

1

4

К7

Ц7

Существуют 4 правила, которым надо следовать при нормализации:

1) каждое поле любой таблицы должно быть уникальным;

2) каждая таблица должна иметь первичный ключ;

3) для каждого значения первичного ключа должно быть одно и только одно значение любого поля и это значение должно относиться к объекту таблицы.Т. е. каждая таблица должна описывать определенный объект (физический или логический) и описывать его полностью (в какой-либо таблице не должны появляться атрибуты или свойства другого объекта);

4) должна иметься возможность изменить значение любого поля (не входящего в первичный ключ) и это не должно повлечь за собой необходимости изменения другого поля.

Кроме таблиц база данных Access может включать: запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Запрос позволяет получить нужные данные из одной или нескольких таблиц и сформировать из этих данных соответствующую запросу таблицу. Например, можно составить запрос на получение телефонов всех поставщиков в городе Туле.

Форма предназначена для ввода данных в таблицу и отображения их на экране. В зависимости от прав доступа пользователей к информации, хранящейся в таблице, для каждого пользователя может быть создана своя форма для ввода или просмотра информации таблицы. Форму можно распечатать. Формы позволяют запускать макросы и модули.

Отчет предназначен для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в состав документа другого приложения.

Страница доступа к данным - это опубликованная с помощью Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных и предназначенная доля просмотра, добавления, изменения, обработки данных в базе данных, например через сеть Internet.

Макрос представляет собой последовательность макрокоманд, которая может быть выполнена в ответ на определенное событие, например, осуществить проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. Из одного макроса можно запустить другой макрос или модуль.

Модуль - это программа на языке Microsoft Access Basic, которая может быть выполнена в ответ на те или иные изменения, происходящие в формах или отчетах.

Создание и работа с базой данных

Запуск Microsoft Access выполняется командой Пуск\ Программы\ Microsoft Office\ Microsoft Access , либо двойным щелчком по его значку или значку файла базы данных, имеющего расширение. mdb. Баз данных может быть много, каждой из них соответствует свой файл.

Если не открывается существующая база данных, при запуске Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается открыть существующую базу данных или создать новую. Если необходимая база данных отсутствует в меню Открыть, следует нажать кнопку Дополнительно и выбрать нужный файл в диалоговом окне Открытие файла базы данных. В этом случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы. Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных.

Для создания новой базы данных необходимо перейти на ссылку Создать файл.

Выбор параметра Новая база данных позволит создать пустую базу данных, в которую затем могут быть добавлены таблицы, формы, запросы, отчеты и другие объекты.

Выбор параметра Пустая страница доступа к данным позволит создать опубликованную с помощью Access веб-страницу, имеющую подключение к базе данных. С их помощью можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных.

Для создания проекта Microsoft Access и его подключения к существующей базе данных Microsoft SQL Server нужно щелкнуть по команде Проект с имеющимися данными.