Учебное пособие: Информационные технологии управления

Для создания базы данных, проекта или веб-страницы из имеющегося файла нужно щелкнуть по команде Из имеющегося файла.

Для создания базы данных по предлагаемым шаблонам в области задач Создание файла в списке Шаблоны можно найти конкретный шаблон, введя его название в строке поиска в сети, найти шаблоны, имеющиеся на компьютере (нажав На моем компьютере ) или выбрать пункт Шаблоны на узле Office Online для обзора всех шаблонов, после выбора нужного нажать кнопку Загрузить.

Одновременно можно работать только с одной базой данных, хотя Access предоставляет возможность импорта/ экспорта с другими базами данных. В процессе работы в окне Access могут быть открыты окна различных объектов базы данных.

Окно базы данных содержит перечень имеющихся в базе данных объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей, списки которых высвечиваются после щелчка по соответствующей вкладке в левой части окна. Выбрав одну из вкладок и выделив один из соответствующих вкладке объектов, с помощью кнопки Конструктор можно перейти к просмотру и изменению выбранной таблицы, запроса, формы, отчета, страницы, макроса, модуля в режиме Конструктор , а по кнопке Открыть - к просмотру и изменению выбранной таблицы, запроса, формы в режиме Таблица . Нажатие кнопки Создать позволяет выбрать один из способов создания соответствующего выбранной вкладке объекта. Создание может осуществляться с помощью соответствующего Мастера или самостоятельно. Использование Мастеров существенно упрощает создание базы данных, однако не вскрывает всех возможностей Access.

Создание базы данных включает несколько этапов:

Этап I. Определение структуры базы данных , когда устанавливается, какие таблицы она должна включать и связи между таблицами, из каких полей состоит каждая таблица, какое поле является первичным ключом, каковы тип и размер каждого поля. Размер одного и того же поля во всех записях одинаков. Поэтому он должен быть достаточным для размещения содержимого поля в любой записи. В процессе работы можно дополнять таблицу новыми полями. Созданную таблицу необходимо сохранить, дав ей имя, уникальное в пределах создаваемой базы.

Создать новую таблицу и определить ее структуру можно, выбрав в окне базы данных на вкладке Таблицы один из вариантов:

либо нажав кнопку Создать ( или выполнив команду меню Вставка\ Таблица ). В последнем случае, на экране появляется диалоговое окно, в котором можно выбрать необходимый метод:

При создании с помощью Мастера таблиц , пользователю предлагается выбрать категорию и образец таблицы, а также нужные образцы полей:

Далее с помощью мастера задается имя таблицы, ключевое поле и устанавливаются связи с другими таблицами базы данных.

При создании таблицы путем ввода данных, введите данные непосредственно в появляющуюся пустую таблицу. При сохранении таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

Определение структуры новой таблицы при ее создании в режиме Конструктора происходит в окне, имеющем следующий вид:

Здесь для каждого поля вводится его название, тип данных хранимых в поле (выбирается из раскрывающегося списка), описание , которое будет выводиться в строке состояния при выборе этого поля в режиме Таблица, свойства поля .

Различают следующие типы данных :

текстовый (алфавитно-цифровые данные до 255 символов),

Мемо - тексты до 65 536 символов,

числовой :

Байт - целые числа от 0 до 255 (занимает 1 байт),

Целое - целые числа от - 32 768 до +32 767 (занимает 2 байта),

Длинное целое - целые числа от - 2 147 483 648 до +2 147 483 647 (занимает 4 байта),

Одинарное с плавающей точкой (4 байта) - числа с точностью до 6 знаков в диапазоне от - 3,402823E38 до - 1,401298E-45 для отрицательных значений, от 1,401298E-45 до 3,402823E38 для положительных значений и 0.

Двойное с плавающей точкой (8 байт) - числа с точностью до 10 знаков от 1,79769313486232E308 до - 4,94065645841247E-324 для отрицательных значений, от 4,94065645841247E-324 до 1,79769313486232E308 для положительных значений и 0.

Код репликации (GUID - глобальные уникальные идентификаторы) - используется при репликации базы данных (процесс создания двух или нескольких копий (реплик) одной базы данных Access) для создания уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизацию реплик (16-байтовое поле)

Действительное - для сохранения десятичных значений в диапазоне от до