Дипломная работа: Автоматизация финансово-экономического отдела ТОО БАК

- Управление средствами на расчетных счетах в коммерческих банках;

- Проведение актов взаимозачетов (от коммерческого отдела);

- Управление ценными бумагами (векселями);

- Информирование казначейства о задолженности контрагентов;

- Сверка с бухгалтерией, казначейством по отчетным периодам;

- Поддержание оперативной, достоверной и актуальной информации для реального учета финансового состояния, обоснованного управления всеми видами средств;

- Отчетность перед финансовой дирекций, по которой она выполняет анализ ПХДП;

- Предоставление органам налоговой инспекции и внутреннего аудита информации по расчетам с отдельными предприятиями, фондами.

2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ТОО ''БАК''

2.1 Описание существующей системы автоматизации финансового учета

Сеть в офисном здании ТОО “БАК” основана на одном сервере Microsoft WindowsNT 4.0 и рабочих станциях Windows 95/98. Сеть построена с использованием смешанной топологии сети. Сегмент сети, в которой функционирует финансовый отдел, имеет соединение рабочих станций по топологии “шина” без выделенного сервера, соединение выполнено коаксиальным кабелем, рабочий протокол для большинства приложений – TCP/IP, но используются также NetBEUI и IPX/SPX. Пользователи зарегистрированы на сервере по уникальным именам и паролям. Специалисты входят в сеть без указания домена, т.е. внутри группы сегмент имеет свойства одно-ранговой сети. Т.о. есть возможность доступа некоторым сетевым ресурсам (внутри финансового отдела) без регистрации на сервере. Это, конечно, является узким местом в обеспечении безопасности информации.

Для совместного доступа к таким сетевым ресурсам, как разделяемые базы данных и принтеры, используется функциональный компонент операционной системы Windows95 “Служба доступа к файлам и принтерам сетей Microsoft”.

На каждой рабочей станции установлен стандартный пакет прикладного программного обеспечения, с помощью которого, осуществляется текущий уровень автоматизации некоторых задач и выполняются обычные операции по обработке документов. В состав этого пакета входят:

- Microsoft Office 97 Professional;

- Microsoft NetMeeting – коммуникационная программа;

- Outlook Express- почтовая программа;

- Система перевода Stylus;

- Программа распознавания сканированного текста CuneiForm.

Сегодня все финансовые расчеты выполняются совместно программами и людьми. Существуют несколько отдельных, созданных в разное время и со своими целями, таблиц на Excel’е и баз данных Access, для составления финансовых отчетностей деятельности предприятия в разном разрезе. В эти программы информация вводится без взаимосвязи друг с другом, кроме того, требуется дополнительная обработка и сверка со всеми отделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца.

2.1 Характеристика системы документооборота

Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1.

· Экономист по платежным документам (М):

- Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access;

- Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора;

- Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость;

- Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;

- Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.

Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.

· Ведущий экономист по банку (L):

Входная информация:

1) от кассиров – справка о движении по кассе за день и месяц

2) от F – информация по договорам: